Ao abrir um consultório odontológico, os dentistas precisam lidar com uma série de questões administrativas, que vão muito além da atuação profissional. Entre elas, podemos citar a gestão de compras, fundamental para o controle de estoque e a garantia dos materiais necessários para o funcionamento do negócio.
Dessa forma, é preciso não apenas saber o que comprar, mas quanto e quando comprar. É necessário zelar pela qualidade dos produtos, que terão um impacto direto no atendimento oferecido aos clientes. Por mais que seja importante economizar, não se deve — de maneira nenhuma — comprometer a qualidade final dos serviços.
Além disso, deve-se buscar os melhores fornecedores, construindo uma relação de confiança com eles, para assegurar que nenhum material falte. De fato, existem inúmeros fatores envolvidos na gestão de compras. Assim, neste artigo mostramos tudo que você precisa saber para fazê-la corretamente no seu consultório odontológico. Boa leitura!
O que é gestão de compras?
A gestão de compras consiste em um conjunto de práticas para o controle adequado da aquisição dos materiais e insumos necessários para o funcionamento de um negócio. É algo inerente a qualquer empresa, em alguns casos, adquirindo um caráter estratégico para a execução da atividade e a redução de custos operacionais.
Esse processo implica inúmeros fatores que devem ser observados, como:
- custo de cada produto em curto e longo prazo;
- depreciação dos materiais estocados;
- análise da cadeia produtiva de cada material;
- identificação de fornecedores;
- avaliação das instalações da empresa;
- aproveitamento dos recursos disponíveis.
Em um consultório odontológico, especificamente, a gestão de compras é a responsável pelo gerenciamento de todos os insumos utilizados. Ou seja, cuida desde a reposição de materiais utilizados nos procedimentos, como suturas, anestésicos e seringas; e também de materiais de escritório, como papéis, tinta de impressora e canetas. Cuida, ainda, das compras relacionadas a móveis, instrumentos cirúrgicos e odontológicos e qualquer outro item de necessidade do consultório.
O fato é que é um processo complexo, pois envolve inúmeras decisões que afetam a produtividade e a rotina de atendimentos e que podem afetar a lucratividade final do consultório. Por isso mesmo, se não for feita de modo adequado pode provocar prejuízos imediatos e de longo prazo, além de colocar em risco a reputação do consultório e do profissional.
Qual a importância da gestão de compras no consultório odontológico?
Para se ter uma ideia, basta pensar na quantidade de materiais usados no consultório em apenas um dia. A cada novo atendimento, são necessários diversos produtos e objetos, como algodão, toalhas de papel, bisturis e agulhas. Tudo isso é descartado e precisa estar sempre disponível no estoque. Sem contar os inúmeros outros utensílios que precisam ser substituídos com o tempo.
Mas como saber quando é hora de repor cada material? Quais quantidades de cada produto devem ser mantidas em estoque, de acordo com a capacidade de atendimento do consultório? Qual é o momento de trocar os materiais não descartáveis?
Essas e outras decisões fazem parte da gestão de compras e são fundamentais para o bom funcionamento do consultório. Afinal de contas, basta faltar um material para impedir que um procedimento seja realizado naquele dia, prejudicando a lucratividade e contribuindo para a perda de confiança no consultório.
Ora, imagina a situação de um cliente chegar para fazer um procedimento bem simples, tendo aguardado meses após o agendamento. No entanto, você se esqueceu de repor um dos materiais utilizados, enquanto outro está fora da data de validade. É uma situação muito chata ter que pedir para o cliente voltar outro dia para o procedimento, não é mesmo? É possível que ele não volte e ainda procure o seu concorrente.
Esse é um exemplo muito simples de como fazer uma boa gestão de compras é essencial para um consultório odontológico. Na prática, quando esses eventos são recorrentes, as consequências podem ser bem piores. Por isso, cada vez mais dentistas estão investindo em metodologias e ferramentas para otimizar esse processo.
Como fazer a gestão de compras no consultório?
A gestão de compras envolve uma série de processos, desde a aquisição de produtos até o controle do estoque e o monitoramento do desempenho. A seguir, confira as principais etapas.
Faça um planejamento
O primeiro passo é planejar todas as compras que devem ser feitas de acordo com os procedimentos feitos no seu consultório e a sua demanda. Assim, é importante listar os materiais, as quantidades e o tempo de saída de cada um deles. Lembre-se de estabelecer algumas metas para os diferentes tipos de atendimentos, que podem ajudá-lo a entender o que será preciso para alcançá-las. Por exemplo, dentro de 3 meses, quantas luvas serão necessárias, tendo em vista que são feitos em torno de 15 atendimentos por dia?
Mantenha um cronograma de compras
Depois é hora de definir quando cada material será comprado. Esse cronograma é fundamental para não haver faltas nos estoques e evitar compras em cima da hora, nas quais não se pode negociar bem com os fornecedores. Ou seja, é importante equilibrar a demanda de cada material com o tempo necessário para supri-lo no estoque.
Pesquise fornecedores
Para garantir os suprimentos no seu consultório, é essencial contar com bons fornecedores, que ofereçam os melhores produtos, com preços e condições de pagamento mais competitivos. Para tanto, é preciso pesquisar bastante, comparando a oferta de um e de outro e negociando o que for possível. Um exemplo disso é na hora de comprar insumos para implantes. É bom conhecer quem é o fabricante do implante, sua credibilidade no mercado e como é a relação com os clientes.
O ideal é ter uma lista atualizada com os fornecedores de cada um dos produtos. Eles podem ser buscados para suprir uma demanda emergencial, porém, o melhor é manter um fornecimento constante para assegurar o estoque, principalmente daqueles produtos com maior rotatividade.
Estude os contratos
Todos os contratos precisam ser bem claros, objetivos e com todas as cláusulas acordadas ainda na negociação. É fundamental avaliar todos os quesitos antes da assinatura para não ser pego de surpresa no futuro. Inclusive, é importante constar informações referentes ao rompimento, com a possibilidade de multas e outras obrigações, caso seja necessário mudar de fornecedor.
Tenha parceiros confiáveis
Se de alguma forma é bom manter contratos maiores com os fornecedores, é fundamental que esses parceiros sejam confiáveis, sendo capazes de honrar os acordos do contrato. Do contrário, seu consultório pode ficar sem algum insumo importante, prejudicando os atendimentos.
Além disso, é importante manter um bom relacionamento com cada fornecedor, construindo uma parceria. Afinal de contas, ambos são beneficiados. Porém, essa parceria ajuda você quando precisar de um suprimento de emergência, pois a empresa se esforçará mais para atendê-lo.
Otimize o seu estoque
A gestão de compras pode ser bem mais simples se o estoque for otimizado. É mais fácil encontrar os produtos se eles estiverem organizados, por tipo, tamanho e prazo de validade, por exemplo.
Para tanto, é necessário manter um inventário atualizado, com todos os produtos, as quantidades e as datas de validade. Dessa forma, basta acompanhar quando um material estiver perto de acabar para fazer o pedido ao fornecedor, de acordo com o tempo gasto para reposição.
Prepare-se para imprevistos
Mesmo que você já tenha um bom relacionamento com os seus fornecedores, é fundamental buscar opções para o caso de imprevistos. Pode ser que em algum momento, o seu fornecedor habitual não tenha condições de suprir a sua demanda. Por isso, é melhor manter o contato e os orçamentos de outras empresas que podem atendê-lo, pelo menos em relação aos insumos de maior saída.
Capacite seus funcionários
Não basta que você se esforce para fazer uma boa gestão de compras no seu consultório. Os seus funcionários precisam estar engajados nessa missão, zelando pelo estoque e o cuidado com os produtos. É importante capacitá-los, não apenas nas tarefas de responsabilidade deles, como também em outros processos. Assim, eles poderão receber os materiais e manter tudo muito organizado.
Monitore os resultados
Outra dica é acompanhar todos os resultados obtidos pela gestão de compras. É preciso entender se as mudanças implementadas estão dando certo e o que deve ser melhorado. O fato é que este é um processo contínuo de melhoria, buscando sempre a máxima eficiência e qualidade.
Quais as melhores práticas de gestão de compras?
Além de todas as dicas dadas acima, algumas práticas podem proporcionar resultados ainda melhores. Veja o que deve ser observado para otimizar a sua gestão de compras.
Preze pela qualidade dos produtos
Na hora de comprar, muita gente opta pelo preço mais barato. No entanto, é melhor dar preferência sempre pela melhor qualidade. Isso não quer dizer que um produto mais em conta também não seja bom. Ou seja, o ideal é pesquisar bastante, comparar preços e vantagens.
Afinal, a qualidade dos seus materiais vai refletir diretamente na qualidade do seu serviço. Assim, não vale a pena economizar se isso for deixar seus clientes insatisfeitos, correndo o risco de comprometer a sua reputação.
Confira a viabilidade econômica de cada compra
O planejamento financeiro deve ser o seu grande aliado na hora das compras. Isso porque você precisa saber o quanto poderá gastar em cada momento, pois pode correr o risco de ficar sem nenhum dinheiro no caixa.
Por exemplo, se um fornecedor oferecer uma quantidade de produto maior, por um preço unitário menor, é preciso analisar o impacto que isso terá no seu orçamento. Por mais que seja uma economia no longo prazo, de início essa compra pode afetar as suas finanças, causando problemas bem maiores do que o valor economizado.
Portanto, pode ser mais interessante comprar uma quantidade menor, que não vai pesar no orçamento, do que ficar sem nenhuma reserva financeira ou se endividar demais. Tudo precisa ser bem avaliado para saber quais são as vantagens de uma negociação e os impactos que ela terá sobre as suas finanças.
Não tenha medo de mudar
Nem sempre é fácil mudar a gestão de compras, até porque envolve tempo, dinheiro e outros recursos. São decisões que costumam trazer benefícios mais a longo prazo e, por isso, podem não parecer efetivas em um primeiro momento.
Mas é muito importante não ter medo de mudar, tanto no início quanto depois de implementar melhorias na gestão de compras. Por isso falamos sobre a necessidade de monitorar os resultados, pois eles é que dirão se é necessário rever escolhas e processos.
Quais erros devem ser evitados na gestão de compras?
Por sinal, muitas mudanças são necessárias, inclusive, para evitar alguns erros recorrentes na gestão de compras. O ideal é tentar identificá-los com antecedência e corrigi-los antes que tragam prejuízos maiores. Confira os principais a seguir.
Falta de comunicação
Esse é um dos principais erros e um dos mais simples de serem evitados. As falhas na comunicação acontecem quando não são passadas informações suficientes aos fornecedores, provocando atrasos ou outros problemas na entrega.
Porém, também podem ocorrer falhas na comunicação dentro do próprio consultório. Por exemplo, deixar de comunicar aos funcionários sobre uma entrega ou as características de uma mercadoria para conferência, ou ainda, sobre a necessidade de fazer um pedido de reposição. Para resolver essas falhas, basta adotar processos mais integrados, com uma boa padronização das requisições.
Ausência de planejamento
O planejamento foi a primeira etapa da gestão de compras que mostramos. E não foi por acaso, já que esse deve ser o primeiro processo a ser feito para se ter bons resultados, adquirindo os melhores produtos e poupando recursos.
Sem um planejamento adequado, a tendência é que as compras sejam feitas em cima da hora, quando um produto esteja no fim ou já tenha acabado. Dessa forma, é muito difícil conseguir negociar bons preços e condições de pagamento.
Compras em quantidades erradas
Uma parte importante do planejamento envolve a análise das quantidades necessárias de materiais para cada período. Caso não seja feito corretamente, pode levar a decisões erradas na hora das compras, como uma quantidade bem maior ou menor do que a demanda do consultório.
A compra em excesso pode comprometer as finanças, exigindo pagamentos maiores do que a capacidade do consultório e prejudicar o estoque, pois o excedente pode perder ou vencer antes de ser usado. Da mesma maneira, uma quantidade pequena exige uma reposição mais rápida, correndo o risco de faltar o material em algum momento.
Controle inadequado do estoque
As compras erradas prejudicam o estoque e vice-versa. Se não há um bom controle sobre as entradas e saídas do estoque, é difícil acompanhar o que precisa ser reposto e em tempo hábil para conseguir negociar com os fornecedores.
Assim, é fundamental monitorar o estoque, verificando com antecedência a necessidade de reposição de cada um dos insumos. Isso precisa ser feito de acordo com as saídas e o tempo médio que o material leva para ser reposto.
Fornecedores ineficientes
Desde o início do artigo destacamos a importância de contar com bons fornecedores, que ofereçam produtos de alta qualidade e tenham uma boa capacidade de abastecimento. Eles precisam ser capazes de atender as demandas do consultório e por um bom custo-benefício.
Por isso mesmo, outro grande erro é manter relações com fornecedores ineficientes. Mesmo que uma empresa tenha um produto de qualidade, ela deve entregá-lo dentro do prazo e em boas condições. Também precisa ter um atendimento ágil e eficiente, procurando resolver os seus problemas da melhor forma. Caso não esteja dando certo, é melhor buscar outros fornecedores o quanto antes.
Quais ferramentas podem auxiliar na gestão de compras do consultório?
Felizmente, é possível contar com diversas ferramentas que otimizam a gestão de compras. Muitas delas são voltadas especificamente para a rotina dos consultórios odontológicos. A seguir, conheça as principais.
Planilhas de controle
As planilhas digitalizadas são ferramentas mais simples e tradicionais, mas bem eficientes para o controle da gestão de compras. Podem ser utilizados modelos prontos ou personalizados, de acordo com as necessidades do seu consultório.
Uma grande vantagem de usar uma planilha é poder acompanhar todas as colunas ao mesmo tempo. Dessa forma, dá para ter uma ideia geral de todas as informações, ainda que também seja possível analisá-las separadamente.
Além disso, em um mesmo arquivo pode-se incluir uma planilha para a lista de materiais, com todas as informações de compras, e outra de estoque, com as quantidades, datas de validade e outros dados sobre os produtos. É uma maneira mais simples de fazer a gestão de compras, mas que pode ajudar a dar os primeiros passos para processos mais organizados.
Software de gestão de compras
Os softwares são as ferramentas mais utilizadas hoje nas empresas para a gestão de compras. Independentemente do setor de atuação, esse tipo de tecnologia agrega diferentes funcionalidades, servindo para o controle do estoque, das entradas e saídas de materiais, a integração entre os funcionários e a relação com os fornecedores.
Existem alguns específicos para consultórios, trazendo mais praticidade e eficiência na gestão. Todas as informações são padronizadas, evitando diversos erros no dia a dia. A ferramenta também envia notificações sobre a necessidade de reposição e outros dados relevantes para facilitar a gestão de compras.
Todos os produtos em estoque são relacionados de acordo com as entradas, os lotes, as quantidades, os fornecedores, os preços e as condições de pagamento. Dessa forma, é possível evitar falhas como a falta de reposição ou a aquisição de produtos em excesso.
Sem contar que um software facilita bastante quando a gestão de compras é feita por diferentes pessoas. Isso porque as informações são atualizadas em tempo real, mostrando quem foi o responsável por cada atualização. A ferramenta pode ser útil ainda para ajudar em outras funções, como no planejamento tributário e das finanças.
Aplicativos e agendas eletrônicas
Alguns aplicativos também podem ajudar na gestão de compras, ainda que não façam o controle de todos os processos. Esse é o caso dos apps de cartões de visitas e agendas eletrônicas, que reúnem os contatos de todos os fornecedores do consultório.
As agendas também ajudam a lembrar o momento de comprar algum produto, organizando a rotina de compras com outros compromissos do consultório, mesmo fora dele. A ferramenta pode ser integrada a um software de gestão, sendo que alguns sistemas já oferecem essa integração.
Outros aplicativos e metodologias muito úteis ajudam a organizar as tarefas do dia a dia. Pelo smartphone ou pelo computador, é possível controlar todas as obrigações, não apenas as de compra, mas todas as atividades do consultório e até da vida pessoal do dentista.
Qual a importância da tecnologia para otimizar a gestão de compras?
Até aqui você já deve ter percebido o quanto a tecnologia pode facilitar a gestão de compras. Com apenas um software ou aplicativo já dá para evitar inúmeros erros que comprometem o orçamento e o controle do estoque. Tudo é feito com maior antecedência, de maneira planejada e sem falhas humanas.
O fato é que a automação das tarefas agiliza bastante o controle das compras e do estoque. Orçamentos, cotações, registros de entrada e saída e até o recebimento e a execução dos contratos podem ser feitas de maneira bem mais rápida e simplificada. Assim, sobra mais tempo para você se dedicar a outras atividades mais estratégicas, como o atendimento aos pacientes.
Além disso, a tecnologia favorece a integração entre a sua equipe, pois as informações são geradas e compartilhadas em um mesmo ambiente. Isso reduz o risco de problemas de comunicação, como no caso de esquecimentos, ou erros relacionados ao preenchimento inadequado de planilhas.
Com a tecnologia, dá para acompanhar de perto o desempenho, por meio de relatórios completos, que podem ser gerados automaticamente. Esses dados ajudam a entender o que precisa ser modificado ou melhorado, contribuindo ainda mais com a eficiência das atividades de compra.
Por fim, outra grande vantagem de usar a tecnologia na gestão de compras é a redução de custos. Afinal, com uma maior eficiência e redução de erros, pode-se reduzir inúmeros custos. Como já dissemos, é bem mais caro adquirir produtos de última hora e sem um planejamento.
Esse ganho de eficiência somado à redução de custos reflete diretamente na lucratividade do consultório. Isso significa que você pode ter melhores rendimentos ao otimizar os seus recursos e manter um maior controle sobre eles. Sem contar que, com menos erros, seus pacientes ficarão mais satisfeitos, reforçando a imagem do seu consultório.
Na prática, a relação entre tecnologia e odontologia só tem trazido benefícios, não apenas na gestão de compras, mas em todos os processos da gestão de clínicas odontológicas. Por isso, vale a pena pesquisar e acompanhar as principais transformações do setor, buscando sempre os melhores fornecedores para atender às suas necessidades.
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