Todo trabalho, processo e empresa precisa de organização e ordenação de tudo o que será executado e como será feito. Uma obra, por exemplo, precisa de um projeto, certo? Na odontologia, essa programação é chamada de planejamento odontológico.
Como você deseja que a sua clínica esteja futuramente? Quais são os seus planos profissionais? O que você precisa para alcançar essas metas e objetivos? Para que você tenha bons resultados na sua clínica e seja um profissional bem-sucedido e realizado com o seu consultório, já não basta entender somente da sua profissão.
Além de dentista, você se torna empreendedor e gestor, por isso assuntos relacionados à gestão financeira, de pessoas e planejamentos estratégicos passam a fazer parte da sua rotina.
O que é planejamento odontológico?
O planejamento odontológico é o processo de definir metas e gerenciar o andamento e o futuro da sua clínica odontológica. Tanto a economia brasileira quanto o setor da odontologia são muito voláteis. Mudanças surgem a todo o momento, por isso é necessário se preparar para esses cenários, prever oportunidades e ameaças e se planejar para elas.
Por meio desse plano de ação, você levantará dados e metas para a sua empresa, de maneira que defina os objetivos e as ferramentas necessárias para que chegue onde pretende chegar.
Portanto, o planejamento odontológico é, basicamente, a determinação do caminho que deseja seguir e como pretende segui-lo, sendo que esse é um processo que deve ser feito desde a instalação da clínica.
Vale ressaltar que é importante não confundir esse processo com o planejamento em odontologia, que é referente às etapas de um tratamento ou procedimento em pacientes. Aqui, falaremos estritamente da gestão da sua clínica.
Quais são os propósitos do planejamento odontológico
De maneira geral, o planejamento odontológico se resume em quatro propósitos: o presente, o futuro, o caminho para que chegue ao futuro e alinhamento sobre o seu objetivo. No presente, você precisa ter em mente de qual é a finalidade da sua clínica, para que ela existe. No futuro, como dito, é onde você pretende chegar e como deseja que a sua empresa esteja daqui alguns anos.
Entre esses dois cenários, o planejamento estratégico requer que defina o que precisará para caminhar até o futuro. Por fim, você precisará monitorar o seu percurso e metas, para que novos objetivos sejam traçados. Caso contrário, sua empresa ficará estagnada.
Qual é a importância de fazer o planejamento odontológico?
O planejamento odontológico será a sua bússola, ou seja, é a ferramenta gerencial que o norteará sobre as decisões, investimentos, especializações e mudanças que precisa fazer para atingir os objetivos da sua clínica.
Sem isso, dificilmente você conseguirá aproveitar as oportunidades do mercado, já que não as identificará em tempo hábil. Então, além de não administrar a sua empresa às cegas, podemos destacar outros benefícios importantes. Entenda quais são.
Senso de direção gerencial
Como dito, o planejamento odontológico será a sua ferramenta para orientá-lo sobre a direção que a sua clínica deve ir. Isso é importante porque precisará estabelecer metas e objetivos que sejam realistas e estejam de acordo com as características e condições do seu negócio. Essa será a sua base para gerenciar a empresa e garantir que ela crescerá de maneira saudável e duradoura e que as suas decisões estão de acordo com o plano traçado.
Eficiência nas operações
Um roteiro pé no chão e de acordo com a sua realidade, o manterá focado nas metas da sua clínica. Com isso, o seu processo decisório será mais eficiente e, consequentemente, as suas estratégias e operações também.
Quando você não estrutura um planejamento odontológico, por vezes, se encontrará perdido, sem ter muita noção de quais mudanças e passos precisam ser focados para melhorar os resultados.
Aumento da proatividade
Elevar a capacidade de proatividade e não de reatividade é importante para a sua competitividade. Com as metas da sua clínica traçadas e organizadas, você terá mais ação em suas decisões e estratégias. Por exemplo, ao identificar possíveis cenários, demandas e fazer previsões realistas, a sua empresa estará preparada para esses momentos favoráveis.
O mesmo acontece com os cenários desfavoráveis. Quando eles são previamente identificados, você tem tempo para contornar esses problemas e não sofrer com eles, em vez de somente pensar em lidar e reverter as consequências depois que o prejuízo já aconteceu.
Melhoria na comunicação interna
Apesar de você ser o responsável pela clínica, não é o único que atua nela. Por isso, a comunicação precisa ser eficiente, para que desencontros de informações e gargalos nas metas não existam. Isso é algo que está relacionado até mesmo com o engajamento e motivação dos colaboradores na empresa.
Imagine, por exemplo, que a secretária do seu consultório não esteja a par dos objetivos da empresa, nem mesmo dos procedimentos a serem feitos. Ao lidar com processos internos relacionados à administração ou relacionamento com o paciente, poderá cometer falhas que prejudicarão as metas da clínica.
Esse é somente uma das variadas situações que podem ocorrer simplesmente pela falta de alinhamento e de uma comunicação interna eficiente. Nesse sentido, o planejamento estratégico requer que colaboradores e fornecedores estejam alinhados sobre onde a empresa precisa chegar e quais medidas são tomadas para que isso aconteça.
Para isso, é importante que cada um dentro do negócio saiba qual é o seu papel e o que é esperado, sendo que essas são informações importantes que precisam constar no contrato de trabalho.
Representa uma vantagem competitiva
Em comparação a empresas do mesmo ramo que não se orientam por um planejamento odontológico nem mesmo com estratégias bem definidas, a sua clínica sai na frente. A organização interna e uma gestão eficiente impactam positivamente na sua capacidade de sobrevivência no mercado e na satisfação dos seus pacientes.
Com processos organizados e um planejamento estruturado que é seguido à risca, você não sofrerá tantos impactos financeiros e gerenciais em momentos desfavoráveis, ou terá mais facilidade em contorná-los. Além disso, esses são fatores que também estão relacionados ao bom atendimento do seu público, fazendo com que possa trabalhar na fidelização dos pacientes.
Quais são as categorias essenciais do planejamento odontológico?
Para elaborar o planejamento odontológico eficiente você precisa ter em mente estas três principais categorias desse processo: planejamento estratégico, tático e operacional.
Para tornar a sua gestão e organização da clínica mais estruturada, precisa ter esses três pilares em mente. Eles fazem parte dos chamados planejamentos periódicos, que são feitos semestral, trimestral e anualmente.
Antes de apresentá-los é importante dizer que um não substitui o outro. Eles precisam trabalhar em conjunto, sendo cada um com a sua função e metas. A seguir, entenda do que se trata e como fazer cada um deles.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é muito indicado e utilizado antes das empresas iniciarem as suas atividades, pois se trata da definição dos valores, missão e visão da sua clínica. Nessa etapa, são traçados os objetivos principais, mais gerais e centrais do seu negócio.
Esse é um trabalho que também prevê a determinação das fontes para captação de recursos, como o capital de giro, e as melhores estratégias para utilizá-los. Apesar de ser muito usado antes de a empresa estar em pleno funcionamento, ele também é muito benéfico se a sua clínica já existe.
Isso porque o planejamento estratégico o ajudará a reconhecer a real situação do seu negócio, identificar problemas e oportunidades, além de permitir que revise e ajuste os valores e a missão, pois esse processo é dividido em quatro pilares, que são:
- acompanhar as mudanças e processos internos e externos;
- mensurar os indicadores;
- ajustar as estratégias e fazer modificações para que se alinhe à realidade da clínica e do mercado;
- compartilhar todas as mudanças, metas e objetivos com a sua equipe.
O primeiro passo para estruturar e executar esse modelo de planejamento é conhecer e definir o seu público-alvo. Será a partir disso que começará a definir a linguagem adequada, estratégias de abordagem e a proposta de valor da sua clínica. Depois disso, trace os princípios essenciais — missão, visão e valores.
Por fim, precisará estudar e conhecer o seu mercado de atuação, ou sejam o ambiente que a sua clínica está. Para isso, busque identificar o posicionamento do seu consultório no setor, as principais ameaças e oportunidades.
Planejamento tático
O planejamento tático é o conjunto de processos que visa traçar planos e ações em médio prazo. Esse é um procedimento que, ao contrário do planejamento estratégico, é voltado para setores específicos da sua clínica. Por isso, o ideal é que essas decisões sejam tomadas pelos responsáveis de cada departamento, por exemplo, o gerente de clínica ou financeiro.
O ideal é que as metas e estratégias sejam feitas para um período de um a três anos. Uma boa metodologia utilizada para orientar os seus planos e objetivos é a 5W2H. Por meio dela você precisará responder às seguintes questões:
- what (o que será feito);
- why (por que isso será feito);
- where (onde será feito, ou seja, qual departamento);
- when (quando será executado);
- who (quem será o responsável por fazer);
- how (como será feito);
- how much (quanto essa estratégia ou ação custará para a clínica).
Alguns exemplos são:
- investir na qualificação de todos os colaboradores;
- captar mais pacientes por meio de campanhas de marketing;
- modernizar os tratamentos investindo em tecnologias e tendências da odontologia.
Planejamento Operacional
Também é importante que o seu planejamento odontológico tenha planos e metas de curto prazo. Essa é exatamente a função do planejamento operacional, que trabalha focado em períodos de três a seis meses. Em outras palavras, ele representa os pequenos degraus diários que a sua clínica precisa subir para chegar onde precisa.
Um exemplo disso é o investimento em um software de gestão para clínica, para otimizar o trabalho, como os registros financeiros, reduzir custos e melhorar o atendimento ao seu paciente por meio de agendamentos on-line.
O primeiro passo para colocar o planejamento operacional em prática é mapeamento de processos, ou seja, a organização de todas as etapas das atividades rotineiras. Isso permitirá entender todo o fluxo de trabalho e a identificar procedimentos desnecessários que estejam tomando tempo e recursos. Depois disso, também é importante desenvolver um orçamento operacional, para que cada departamento se oriente sobre o quanto pode gastar para não sobrecarregar o fluxo de caixa.
Como definir metas para a clínica odontológica?
Primeiramente, é importante entender que metas e objetivos são termos distintos, apesar de, por vezes, os tratarem como sinônimos. As metas são os meios, ferramentas e o tempo que estipulamos para alcançar algo. Já o objetivo é o seu ponto de chegada, ou seja, onde e como você pretende estar ou conquistar.
A seguir, daremos algumas dicas para saber por onde começar a definir esses dois aspectos que guiarão todas as suas decisões. Veja só.
Conheça o seu negócio
Tudo começa com o planejamento. Por meio dele é que entenderá a essência do seu negócio. Quando falamos que precisa conhecer a sua clínica, estamos nos referindo a uma visão estratégia e bem profunda.
Para estabelecer as suas metas, precisará considerar os procedimentos que realiza na clínica, o seu público, os serviços que disponibiliza e as particularidades do mercado da odontologia.
Identifique os seus pontos fracos e fortes
Em que a sua clínica se difere? No que ela é especialista? Quais são os pontos de vulnerabilidade? Conhecer os pontos fortes e fracos da sua empresa o preparará para cenários favoráveis e desfavoráveis. Assim como revelará o que precisa ser melhorado, sendo que isso deverá fazer parte das suas metas. Por exemplo, garantir um atendimento mais rápido e eficiente.
Aplique o método SMART
A metodologia SMART é baseada em cinco critérios que ajudam os empreendedores a definirem metas para os seus negócios. São elas:
- specific (específica): a sua meta precisa do máximo de detalhamento possível;
- measurable (mensurável): defina metas e ações que podem ser avaliadas e quantificadas, ou seja, mensuradas. Por exemplo: aumentar em X número de pacientes a cada três meses;
- attainable (alcançável) as suas metas precisam ser condizentes com as condições e características da sua clínica, ou seja, realistas e alcançáveis;
- relevant (relevante): para não perder tempo com estratégias que não façam a diferença, as suas metas precisam ser relevantes para o seu objetivo. Se pretende aumentar o seu faturamento, do que adiantará voltar esforços para que os pacientes compareçam ao retorno, por exemplo;
- timely (tangível): você precisa definir prazos para cada meta, caso contrário não se movimentará para alcançá-las e dificilmente atingirá o seu objetivo.
Como realizar o planejamento passo a passo?
Para o planejamento odontológico você precisa, além de alinhar todas as mudanças com a sua equipe e ter disciplina, ter os pés no chão. Você precisará trabalhar com metas, objetivos, pessoas e números, e não somente com sonhos. Para iniciar a sua organização estratégica confira um passo a passo e algumas orientações.
Entenda o que aconteceu até hoje
Se a sua clínica odontológica já está em funcionamento, analise o cenário em que ela se encontra e levante tudo o que já foi feito. Elenque as conquistas e o que não foi alcançado e tente descobrir os motivos pelos quais isso aconteceu. Este primeiro passo é, na verdade, um anamnese, um check-up da atual situação.
Para esse levantamento, avalie os balanços financeiros, veja em que circunstâncias se encontra o capital de giro, busque identificar a sua posição no mercado e organize quais são os seus custos fixos e variáveis.
Trace os objetivos e depois as metas
Após registrar as suas forças, fraquezas e oportunidades de mercado e tendo em mente todo o cenário da sua clínica, é o momento de definir onde quer, pode e precisa chegar. De maneira realista, trace o seu objetivo principal, por exemplo:
- dobrar o faturamento da clínica;
- tornar-se referência no setor;
- aumentar, em 70%, a cartela de pacientes.
Já as metas, como dito, são pequenos processos e degraus precisa alcançar. Alguns exemplos são:
- reduzir a quantidade de pacientes devedores;
- reduzir 10% dos custos;
- implementar sistemas para atendimento e agendamentos on-line;
- conquistar x quantidade de pacientes a cada três meses.
Trace estratégias
Quais processos, mudanças e estratégias serão necessárias para cumprir as suas metas? Aqui será o momento de pensar nos planejamentos estratégicos, táticos e operacionais, para que trace planos realistas e os coloque em prática.
Acompanhe os indicadores
Para saber se as suas estratégias são eficientes e estão funcionando conforme o esperado, você precisará mensurá-las. Para isso, é essencial que acompanhe os seus indicadores, ou Key Performance Indicator (KPI). Essas são ferramentas para levantar dados sobre o desempenho das atividades e processos de uma empresa. Alguns dos indicadores que podem ser utilizados em uma clínica são:
- taxas de cancelamento (se o seu consultório trabalha com convênios);
- faturamento;
- retenção de pacientes;
- inadimplência;
- ticket médio.
Quais ferramentas podem auxiliar no planejamento odontológico?
Em todos os momentos de elaboração do seu planejamento odontológico precisará utilizar ferramentas de apoio e orientação. Por meio delas saberá o que pode ser traçado e a realidade do seu negócio. A seguir, separamos algumas das principais e que se tornarão parte da sua gestão.
Pesquisa de mercado
Como dissemos, você precisa identificar os seus pontos fortes e fracos em relação à concorrência, assim como deve entender sobre o seu mercado de atuação para identificar oportunidades. A melhor ferramenta para isso é a pesquisa de mercado.
Por desse estudo, você coleta dados para importantes para orientar os seus passos, como as necessidades do seu público, oscilações econômicas, as tendências e demandas do mercado. O modelo mais tradicional e que ainda é amplamente utilizado para isso é o de entrevistas, ou questionários.
Benchmarking
Essa é uma ferramenta importante para avaliar a sua concorrência. Por meio dessa estratégia você compara produtos, serviços, práticas de gestão e até mesmo os métodos que são utilizados no seu mercado. O intuito aqui não é que você copie o que o seu rival faz, mas que adapte práticas eficientes para a sua clínica. Os modelos de benchmarking são:
- competitivo: levanta dados sobre a gestão de outras clínicas;
- genérico: fornece informações sobre a concorrência, porém em relação ao atendimento, procedimentos e organização e não dados gerenciais;
- funcional: avalia os tipos de tratamentos, procedimentos e serviços oferecidos pelas outras clínicas, incluindo a maneira como eles são feitos e divulgados.
- interno: levanta informações sobre a sua clínica e não da concorrência. Esse é um processo de conhecer a sua empresa.
Método SWOT
A análise SWOT será a ferramenta para que identifique as suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Essa avaliação é feita tanto no ambiente interno (sua clínica) quanto no externo (mercado, cenário econômico e concorrentes).
Essa é uma metodologia bastante ampla, pois poderá aplicá-la tanto na sua empresa, como um todo, ou somente em um projeto, ou investimento. A importância dessa avaliação está em, justamente, o preparar para aproveitar as oportunidades e abrir os seus olhos sobre o que precisa melhorar na sua clínica, assim como as possíveis ameaças externas para que saiba como lidar com elas.
Quais são os erros precisam ser evitados?
O planejamento odontológico é muito importante e essencial para a sua clínica, porém é necessário ter atenção em alguns pontos para que ele funcione conforme o esperado. O primeiro deles é traçar metas e objetivos que estão fora da sua realidade.
De nada adiantará sonhar muito alto e tirar os pés no chão, pois serão objetivos que dificilmente serão alcançados e mensurados. Isso somente o atrasará a conquistas metas reais e de crescimento e o frustrará como profissional.
A falta de conhecimento sobre o seu mercado também é um erro grave e que pode prejudicar os seus negócios. Você precisa saber o que se passa lá fora para que mantenha a sua clínica preparada e organizada para atender às demandas e não sofrer com as ameaças.
Por fim, a falta de alinhamento e de comunicação interna bloqueiam qualquer estratégia e chance de crescimento. Todo e qualquer negócio precisa trabalhar em harmonia, ou seja, todos os colaboradores precisam ter o mesmo objetivo e metas em mente. Para isso, é fundamental trabalhar no engajamento e treinamento de equipes.
O planejamento odontológico pode ser visto como o GPS da sua clínica. Por meio desse plano completo e detalhado, você traçará os objetivos da sua clínica e os caminhos que precisa percorrer. Além disso, estará preparado para todos os cenários favoráveis e os desfavoráveis. Então, não importa se a sua empresa já está em funcionamento ou ainda está no papel, comece esse planejamento quanto antes.
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