A demora para ser atendido é uma das principais causas de insatisfação dos pacientes em consultórios e clínicas odontológicos. Por isso, é fundamental que esses estabelecimentos busquem soluções para otimizar o tempo de atendimento e melhorar a experiência dos usuários de modo geral.
O fato é que, com a correria do dia a dia, as pessoas estão buscando por serviços cada vez mais rápidos e eficientes. Com a grande competitividade entre os consultórios, destaca-se quem conseguir aliar qualidade e eficiência, resolvendo os problemas dos pacientes em menos tempo.
Mas como otimizar o atendimento sem comprometer a qualidade, na prática? É o que veremos neste artigo! Continue lendo e confira a importância de se preocupar com o tempo no atendimento e como reduzi-lo para melhorar a satisfação dos pacientes!
Qual é a importância de otimizar o atendimento?
É bem comum que clínicas e consultórios odontológicos invistam na qualidade dos serviços e na infraestrutura. Realmente, uma sala de espera bonita e confortável, tratamentos modernos e eficazes e os mais diferentes serviços estéticos e corretivos podem gerar um impacto positivo na satisfação dos pacientes.
No entanto, tudo isso pode ser colocado a perder caso o tempo de atendimento estender-se muito. Afinal, ninguém gosta de ficar esperando horas para ser atendido, ou nem sempre tem disponibilidade para isso. Ou seja, ainda que o serviço do dentista seja excelente, é bem provável que a pessoa se lembre apenas do quanto precisou aguardar por ele.
Por isso, é fundamental investir em estratégias que reduzam o tempo de espera e otimizem a rotina de atendimento na clínica. Com uma agenda bem organizada e processos enxutos, é possível aumentar a produtividade e manter a espera ao mínimo necessário.
Como reduzir o tempo de atendimento?
Antes de tudo, é preciso analisar os processos e a rotina de cada consultório para saber quais mudanças podem ser realizadas e quais problemas devem ser solucionados. Isso pode variar bastante de um estabelecimento para outro e de acordo com o tipo de atendimento e procedimentos. De todo modo, confira algumas dicas que podem ajudar a otimizar o tempo de atendimento.
Adote o agendamento eletrônico
Uma das primeiras coisas a se fazer é adotar o agendamento eletrônico. Assim, a marcação e o cancelamento de consultas podem ser feitos online, agilizando o procedimento de chegada dos pacientes. Não é preciso que eles cheguem com muita antecedência no consultório para preencher a ficha.
Além disso, com o cancelamento online, é possível evitar problemas, como atrasos ou falhas na agenda, que comprometem a rotina de atendimento. O sistema também envia lembretes para os pacientes, reduzindo as abstenções por esquecimentos e os próprios atrasos.
Seja pontual no atendimento
É muito bom que seus pacientes não se atrasem, mas é preciso dar o exemplo. Afinal, se os profissionais da clínica deixam as pessoas esperando, o tempo de atendimento tende a se estender ainda mais, deixando os pacientes insatisfeitos.
Por isso, é fundamental que todos os horários sejam respeitados. Caso surja algum imprevisto, é importante avisar os funcionários, que também devem ser conscientizados para não chegarem atrasados.
Aposte no atendimento humanizado
No entanto, otimizar o tempo de atendimento não significa apressar a consulta e negligenciar os pacientes. Pelo contrário, é muito importante investir na humanização, prestando atenção a cada usuário, com respeito e dedicação. Adote uma comunicação simples, objetiva e que seja bem compreendida pelas pessoas.
O fato é que, se o paciente é ouvido, é bem provável que a consulta seja mais eficiente e as necessidades dele sejam mais bem atendidas. Por isso, preze pelo atendimento humanizado em todas as etapas, desde a recepção até a realização dos procedimentos.
Treine os funcionários da clínica
Não dá para implementar mudanças sozinho. Com certeza, você vai precisar engajar toda a sua equipe, independentemente das tarefas que realizam. Eles devem estar conscientes sobre o seu papel na satisfação dos pacientes e fazer o possível para tornar a experiência dos usuários mais satisfatória.
Para tanto, faça treinamentos internos, converse com os funcionários e veja o que pode ser mudado no cotidiano de trabalho de cada um, para que o atendimento seja mais eficiente. Além disso, desde a contratação, procure por profissionais que tenham um perfil mais adequado para o atendimento ao público.
Use prontuários e receituários eletrônicos
O prontuário eletrônico é, hoje, uma das ferramentas mais eficazes para reduzir o tempo de atendimento. Isso porque todas as informações dos pacientes já ficam salvas em um sistema. Assim, não é preciso preencher um novo cadastro sempre que um paciente retornar.
Da mesma forma, o receituário eletrônico é mais prático por não exigir que o profissional preencha todas as informações da receita manualmente. As duas ferramentas também permitem um melhor acompanhamento do histórico do paciente, facilitando o atendimento.
Faça intervalos entre as consultas
Muitas vezes, a agenda está tão cheia, que qualquer atraso pode comprometer um dia todo. Por isso, é importante deixar pequenos intervalos entre as consultas e os procedimentos na própria agenda.
Assim, caso surja algum imprevisto, ou um atendimento demore um pouco mais, dá para respeitar o tempo do próximo paciente. O ideal é deixar cerca de 10 a 15 minutos de margem. Se não acontecer nenhum problema, esse tempo pode ser usado para um café ou uma pausa para descansar.
Invista em tecnologia
Diversas dicas que demos aqui podem ser mais eficientes com o uso da tecnologia. Por sinal, existem inúmeras ferramentas para facilitar a rotina de atendimento no consultório odontológico, proporcionando mais agilidade e praticidade, como as agendas, os prontuários e os receituários eletrônicos.
Todas essas ferramentas podem integrar um sistema de gestão, uma solução que automatiza diversas tarefas, inclusive o controle das finanças. Esse tipo de tecnologia reduz erros, retrabalhos e, consequentemente, o tempo das consultas e dos procedimentos.
Enfim, essas são apenas algumas dicas para otimizar o tempo de atendimento, sem perder a qualidade nos serviços. Esperamos que elas possam ajudar você a aumentar a produtividade na sua clínica ou no seu consultório odontológico, oferecendo mais satisfação para os seus pacientes.
Gostou de conhecer essas dicas para reduzir o tempo de atendimento? Quer saber mais como agilizar a rotina da sua clínica e deixar seus pacientes mais satisfeitos? Então, entenda, também, como otimizar a gestão de atendimento!
