Guia completo para gestão de pessoas na clínica odontológica!

17 minutos para ler

O momento da criação de um consultório odontológico é um marco na vida de qualquer dentista: é nesse momento que ele deixa de ser apenas um profissional liberal e se torna, também, um empreendedor. Dentre os novos desafios dessa jornada — dos quais provavelmente não te contaram na faculdade de odontologia — está a gestão de pessoas.

O conceito de gestão de pessoas pode ser traduzido como o conjunto de esforços para obter, usar e manter uma força de trabalho eficaz. Se você gerencia uma clínica e conta com outros funcionários, mesmo que não saiba, já está aplicando a gestão de pessoas.

Com o crescimento do consultório, no entanto, essa face da administração pode apresentar um desafio para odontologistas. Por isso, separamos, a seguir, tudo o que você precisa saber para realizar uma gestão de pessoas eficaz em sua clínica. Continue lendo para saber mais!

O que é gestão de pessoas e por que ela é importante?

Mesmo em um consultório de pequeno porte, a equipe odontológica já começa a ser montada: secretários, técnicos, faxineiros, enfermeiros ou outros colaboradores dentistas entram na conta de funcionários da clínica.

Nessas situações de menor porte, no entanto, a comunicação interna e a atribuição de funções são tarefas mais fáceis e pessoais. Marcações podem ser realizadas manualmente, casos podem ser passados verbalmente e, no geral, cada funcionário conhece sua função.

Quando a clínica começa a crescer, no entanto, essas atribuições não são tão óbvias. É necessário que cada membro conheça quais são suas responsabilidades e como cumprir seu papel. Além disso, convém que os membros do consultório conheçam as funções uns dos outros, para não invadir o espaço alheio e tomar decisões acertadas. Essa administração das atribuições faz parte da gestão de pessoas.

Uma clínica com boa gestão de pessoas tem um fluxo de trabalho limpo e eficaz. A seguir, detalhamos os 5 principais benefícios de uma gestão eficaz.

1. Melhoria nas contratações

A primeira vantagem da gestão de pessoas pode ser vista já nos primeiros passos dos funcionários nas empresas. Intrinsecamente alinhada com o setor de Recursos Humanos, a gestão de pessoas também é responsável por coordenar admissões; afinal, elas devem servir a uma demanda já existente no consultório e trazer os funcionários corretos para supri-la.

Para facilitar a compreensão da gestão de pessoas nas contratações, usaremos um exemplo. Suponha que sua clínica enfrente dificuldades constantes com suprimento de material: você já se encontrou, mais de uma vez, em uma situação constrangedora de falta de equipamentos necessários para seus procedimentos dentários.

Por isso, você decide contratar um gestor de estoque específico para manter os níveis de materiais satisfatórios na clínica. No entanto, a vaga foi anunciada como genérica para a área administrativa, e um funcionário com experiência em contabilidade foi contratado. Esse funcionário tem pouca experiência com gestão de estoque — e menos ainda com a odontologia. Sua demanda não foi sanada e, agora, você precisará arcar com treinamento específico para esse profissional.

Esse problema poderia ter sido controlado com um planejamento prévio, um mapeamento das demandas da clínica e o levantamento de um perfil ideal para o cargo. Caso você já tenha passado por um caso semelhante, a gestão de pessoas poderia ter evitado esse desfecho negativo.

2. Diminuição do turnover

O turnover, também conhecido como rotatividade, é a definição do fluxo de contratações e demissões em determinado período. Inversamente proporcional à permanência dos funcionários em uma empresa, ele aumenta de acordo com sua incapacidade de reter talentos e funcionários valiosos.

No Brasil, enfrentamos um aumento desproporcional do turnover em relação ao mundo: enquanto o valor trianual é de 38% ao redor do planeta, nas companhias brasileiras ele é cerca de 82%. Isso significa que estamos contratando mais, demitindo mais, e encontrando dificuldades para reter funcionários.

Para qualquer empresa, uma alta rotatividade implica em aumento de custos. É necessário empreender novos esforços para contratar novos funcionários e treiná-los para que eles cheguem ao patamar do anterior.

Em partes, um turnover alto pode se dever à insatisfação dos funcionários com a empresa e à não correspondência profissional com suas ambições. Por isso, é importante conhecer de perto o relacionamento dos colaboradores com a clínica — e essa tarefa pode ser desempenhada com a gestão de pessoas. Assim, você capacita melhor os funcionários leais ao consultório e retém aqueles que são valiosos para você.

3. Redução de erros humanos

Na administração, há um modelo de gestão chamado de “modelo do queijo suíço”. Ele preconiza que um erro ocorre apenas quando o sistema de trabalho permite erros consecutivos: se você pegar um queijo suíço e observá-lo, por exemplo, é baixa a chance de enxergar o outro lado. Isso ocorre porque os buracos ocorrem em níveis diferentes, sendo compensados pela solidez posterior.

Por esse motivo, o índice de erros humanos é um dos principais indicadores da qualidade da gestão de pessoas. Quando ele está excessivamente alto, significa que há lacunas onde equívocos ocorrem e não há ninguém para corrigi-los. Pode ser que há demanda de novos funcionários, sobreposição de tarefas ou assincronia de atribuições.

O serviço em uma empresa com boa gestão de pessoas flui quase naturalmente: cada funcionário sabe o que fazer, quando e onde. Eles sabem para qual colaborador os seus serviços devem ser entregues e quem se responsabilizará por eles em cada etapa do processo.

4. Motivação dos funcionários

O rendimento da equipe depende de vários aspectos, como treinamento, recursos, harmonia e motivação. No caso desse último, é necessário considerar fatores como expectativas a longo prazo, metas razoáveis e benefícios. A administração correta desses recursos e variáveis também faz parte da gestão de pessoas.

Perceba que, embora num primeiro momento a gestão de pessoas possa ter parecido ser um setor supérfluo, ela traz grandes benefícios. Uma gestão eficaz te trará uma equipe mais duradoura, focada em seus objetivos, motivada e que erra menos. No entanto, até chegar a esse patamar, alguns desafios devem ser superados.

Quais os desafios da gestão de pessoas em clínicas?

Um dos primeiros desafios, já elucidado no início deste texto, é saber o momento da implementação de uma política de gestão de pessoas. Afinal, quando o consultório é pequeno demais para ter um setor a respeito? Quanto deve ser o investimento mensal e como avaliar se ele é viável?

Essas perguntas são pertinentes porque, provavelmente, o consultório é o seu primeiro contato com a área da administração. Embora a faculdade de odontologia seja uma ótima preparação para vários desafios do cotidiano, ela raramente abrange essa face da gestão da clínica.

A verdade é que, dada a grande variabilidade entre os consultórios, essa resposta também varia muito. Por esse motivo, o conceito de gestão eficaz é muito abrangente — e, portanto, pode ser aplicado desde multinacionais até pequenos negócios. Por isso, consideramos que, quanto mais precoce a implementação de uma gestão de pessoas, melhor.

Afinal, quanto menor o número de funcionários, mais simples é a gestão de pessoas. Por isso, no início, ela pode ser feita em conjunto de outros aspectos administrativos, como o financeiro ou os Recursos Humanos. É fundamental, no entanto, que se conheça seus objetivos e se tenha uma metodologia padrão de trabalho com a gestão de pessoas.

Outro desafio da gestão de pessoas, típico das clínicas, é o trabalho em múltiplos locais. Profissionais da área da saúde, incluindo dentistas e enfermeiros, tendem a manter mais de um local de emprego. Isso torna difícil o manejo de variáveis como produtividade, objetivos de carreira e motivação.

Embora existam táticas e protocolos para realizar a gestão nesses casos, há outras alternativas. Uma dela é fornecer benefícios exclusivos para reter esses profissionais em regime de dedicação exclusiva. Embora isso facilite a gestão de pessoas e o acompanhamento de indicadores de desempenho, no entanto, isso necessita de mais recursos. Na maioria dos casos, essa opção é disponível apenas às clínicas maiores.

Um último (porém peculiar) desafio é o conflito entre dois profissionais da mesma área. Suponha, por exemplo, que sua clínica conte com dois dentistas especializados em implantodontia. Um deles, no entanto, é mais especializado e já tem uma experiência e um renome sólido.

Caso caiba à clínica precificar o atendimento dos dois profissionais, é preciso realizar o processo de maneira transparente e empática, para evitar conflitos. Caso os próprios profissionais estabeleçam seu preço, é uma boa prática abordar o assunto diretamente e estabelecer uma política de boa vizinhança e competitividade justa. Seja qual for a estratégia utilizada, é competência da gestão de pessoas solucionar possíveis atritos que venham a ocorrer entre colegas de trabalho.

Que erros não cometer na gestão de pessoas na clínica de dentistas?

Até agora, falamos de como a gestão de pessoas pode favorecer a equipe de uma clínica odontológica. No entanto, o mundo não é apenas flores: esse processo certamente trará novos desafios e, em algum momento, você pode tropeçar. Para evitar que isso aconteça, traremos a seguir os principais erros na gestão de pessoas numa clínica de dentistas. Confira.

Confiar demais (ou de menos)

Quando comanda uma gestão de pessoas, o dentista é colocado automaticamente numa posição de liderança entre seus pares ou subordinados. Por definição, um dentista que trabalha em equipe não pode fazer tudo sozinho. É preciso saber distribuir tarefas e cobrá-las — sem confiar demais, nem de menos.

Quando a confiança é excessiva, o dono da clínica perde o controle que já teve sobre o negócio. Lembre-se que as falhas ocorridas durante o atendimento recaem sobre o dentista ou o responsável pelo consultório. Principalmente nos primeiros passos de um funcionário, é uma estratégia prudente acompanhá-lo de perto para evitar falhas.

Por outro lado, a falta de confiança também pode ser um problema entre colaboradores: quando os funcionários a percebem, eles podem ter a impressão de que estão sendo desvalorizados. Isso leva à consequente desmotivação da equipe como um todo e pode acarretar aumento de erros e maior rotatividade.

Realizar contratações ineficazes

Já demos um exemplo de como uma gestão de pessoas equivocada pode levar a contratações desastrosas. Esse é um exemplo clássico, que pode ser um bom indicador de que você precisa ajustar sua gestão de pessoas.

Contratações consideradas ineficazes são aquelas que recrutam muitos ou poucos funcionários, ou que os aloca em funções não condizentes com sua experiência, ou capacidade. É fundamental traçar um perfil de funcionário desejado e verificar atentamente qual candidato se adequa melhor à sua demanda. Em alguns casos, é necessário investir mais incisivamente na divulgação da vaga, ou aguardar um tempo maior para preenchê-la.

Por outro lado, processos excessivamente longos de contratação também não são desejados: eles paralisam algumas funções da clínica e demandam ainda mais recursos para ser concluídos. Cabe ao gestor analisar o custo-benefício de um prolongamento do período de contratações, assim como o delineamento de estratégias para otimizar o processo.

Ignorar a capacitação dos funcionários

A odontologia é uma área extensa, com múltiplas especialidades. Muito frequentemente, uma clínica comporta mais de um profissional, abrangendo duas ou mais áreas específicas. Por essa razão, os funcionários devem estar aptos a reconhecer aspectos específicos da profissão, e ser maleáveis o suficiente para atender múltiplas demandas.

Parte dessa capacidade técnica é triada no momento das contratações. No entanto, nenhum profissional é recrutado 100% adaptado ao serviço; é sempre necessário um período de capacitação e treinamento, mesmo que seja de apenas alguns dias.

Em algumas situações, no entanto, as empresas optam por bancar capacitações externas aos funcionários. Isso os auxilia a progredir na carreira, gerando mais um vínculo com a instituição, e traz de volta um profissional mais capacitado.

Embora essa capacitação mais especializada não seja sempre necessária, é um erro simplesmente ignorar sua possibilidade. Um bom gestor de pessoas está sempre pensando em alternativas para melhorar a produtividade de sua equipe e diminuir erros já existentes. Por isso, a capacitação deve ser um dos aspectos centrais da gestão de pessoas.

Esquecer o reconhecimento dos profissionais

Convenhamos: todos gostamos de reconhecimento quando realizamos um bom trabalho, principalmente os dentistas. Embora seus funcionários possam negar, tenha certeza de que eles esperarão seu reconhecimento após um trabalho bem-feito. Não negligencie esse desejo.

O reconhecimento não precisa ser financeiro. Em alguns casos, uma congratulação pessoal já basta para que o colaborador perceba que seu esforço foi valorizado. Esse é um dos motivos pelos quais um bom gestor de pessoas deve desenvolver sua empatia e seu toque humano. É fundamental se colocar no lugar do outro para reconhecer suas motivações, angústias e expectativas.

Uma estratégia para não esquecer desse detalhe tão importante é padronizá-lo. O “funcionário do mês” é um exemplo clássico e largamente utilizado de como um método rotineiro de reconhecimento pode ser funcional. Além de evitar que você ignore o esforço de seus funcionários, isso também os motiva e gera uma competição saudável no ambiente de trabalho.

Criar metas mirabolantes

Metas só têm uma função: serem cumpridas. A criação de metas impossíveis de serem atingidas levam ao desdém dos funcionários, e a um sentimento de fracasso antes mesmo de tentarem cumpri-las. Metas eficazes suprem a demanda do negócio, ao mesmo tempo que motivam o funcionário a realizá-las e passam a impressão de razoabilidade e praticidade. É comum o uso do protocolo SMART (do inglês, “esperto”) para a criação de metas. Elas devem ser:

  • Singulares: metas muito amplas geram ambiguidade e não direcionam o funcionário ao seu objetivo central;
  • Mensuráveis: as metas devem ser fáceis de medir;
  • Atingíveis: elas não podem passar a impressão de impossibilidade;
  • Realistas: metas devem considerar o ambiente e o contexto no qual o funcionário está inserido;
  • Temporais: você deve ser claro sobre o tempo no qual quer que as metas sejam atingidas.

Como implementar uma boa gestão de pessoas na clínica odontológica?

Agora, você já sabe os benefícios da gestão de pessoas, seus principais desafios e erros que não deve cometer. Resta apenas saber como, efetivamente, tirar a gestão de pessoas do papel e torná-la uma realidade.

Como já falamos, não existe um momento correto para implementar a gestão de pessoas. O ideal é que seu planejamento nasça junto da empresa, sabendo previamente quando tomar determinadas decisões ou quando expandir o departamento. Mesmo que seu consultório lide com apenas 3 funcionários, é importante que você os conheça bem e avalie, longitudinalmente, as variáveis da gestão de pessoas.

Para essa avaliação, clínicas e consultórios já contam com um arsenal de softwares voltados especificamente para eles. Alimentados com seus dados, eles auxiliam na sua gestão financeira, no controle de funcionários, na tributação e no armazenamento de prontuários. Foge ao propósito deste post detalhá-los, mas basta uma busca rápida que você encontrará essas soluções.

Outra abordagem para coordenar a gestão de pessoas é guiá-la pelos problemas da clínica (ou seja, retrospectivamente, em vez de prospectivamente). Essa abordagem pode ser ideal se você já tem um consultório e deseja iniciar, tardiamente, a gestão de pessoas.

Na abordagem retrospectiva, o primeiro passo é levantar os desafios que você quer que sejam atravessados: são eles os financeiros? Os erros humanos? A escassez de pacientes? Com base nessas respostas, você levanta soluções (que, quase sempre, passam pelos funcionários da empresa) e otimiza a gestão de pessoas com foco nos resultados. A partir da melhoria desses índices, você tem maior liberdade para agir prospectivamente e prevenir que novos problemas aconteçam.

ROI

Como toda área de um negócio, a gestão de pessoas também envolve custos. Eles podem ser empregados na capacitação de profissionais, na concessão de benefícios ou na contratação de novos funcionários; e, assim como nas outras áreas, falar de investimentos é falar de ROI.

ROI significa, em tradução literal, “retorno sobre investimento”. O cálculo dessa variável te informa quanto você provavelmente receberá de retorno sobre determinado investimento, em um período. Se você investe mais do que recebe de retorno, o valor deixa de ser um investimento e passa a ser um gasto.

Um exemplo prático de como o ROI se aplica à gestão de pessoas é imaginar a abordagem retrospectiva, que mencionamos anteriormente. Suponha que uma clínica esteja com dificuldades para manter seus pacientes. O gestor de pessoas, então, opta por fazer um treinamento de seu pessoal para que eles sejam mais prestativos e empáticos no atendimento.

Antes de prosseguir com o pagamento, esse gestor deve calcular razoavelmente quantos pacientes ele pretende reter a mais do que o habitual. Multiplicando esse número pelo lucro líquido mensal estimado para cada paciente, ele saberá o ROI mensal de seu investimento. Assim, o caminho a ser traçado se torna muito mais claro e objetivo, facilitando a tomada de decisões na gestão da clínica.

KPI

Outra medida interessante para a gestão de pessoas são as KPI (do inglês, “indicadores centrais de desempenho”). Essas são variáveis estratégicas, escolhidas para acompanhar os resultados de determinada intervenção.

Para termos uma noção, as KPI de setores financeiros envolvem, por exemplo, o lucro mensal ou o crescimento de patrimônio da empresa. A questão é que, quando falamos de gestão de pessoas, as métricas de desempenho não são tão objetivas; e um dos pré-requisitos de uma KPI, assim como no caso das metas, é ser facilmente medida e comparável.

Para isso, existem ferramentas especializadas em transformar dados subjetivos em objetivos. Um exemplo muito utilizado na gestão de pessoas são os indicadores de satisfação de funcionários: com escalas específicas, já consolidadas no mercado internacional, é possível medir quanto os funcionários estão satisfeitos com a empresa. Um exemplo é o EPSI, formulário padronizado internacionalmente para esse fim.

Adotando KPI estratégicas, que correspondam aos desafios do seu negócio, você tem uma ideia clara de onde está e onde quer chegar. Elas são as melhores maneiras de comparar, objetivamente, suas intervenções e seus resultados.

A gestão de pessoas é essencial em qualquer negócio. Com as clínicas odontológicas, não é diferente: adotar uma gestão eficaz pode tornar sua equipe mais unida, satisfeita e produtiva. Com passos simples e objetivos, é possível transformar seu ambiente de trabalho e levar seu consultório a um novo patamar de excelência.

A gestão de pessoas é apenas uma face da administração de consultórios. Se você pretende otimizá-la ainda mais, ficar por dentro de dicas específicas do setor pode ser ideal para você. Assine já nossa newsletter e fique por dentro das últimas novidades e atualizações, específicas para dentistas!

Powered by Rock Convert
Posts relacionados