Além da capacitação e especialização na sua área de atuação, você precisa conhecer e saber administrar a própria clínica para que seja um profissional de sucesso. Por mais que tenha a alternativa de contratar profissionais, como um contador, nem tudo pode ser deixado na mão de terceiros e você precisa saber o que acontece na sua empresa. Tendo isso em mente é importante que saiba que parte do funcionamento da sua clínica se resume na gestão de custos.
Ter conhecimento de tudo o que precisa ser gasto para que você possa faturar e lucrar é o primeiro passo para reduzir custos e investir no crescimento da sua empresa. Foi exatamente por essa importância que decidimos elaborar este material.
Aqui, entenderá o que é a gestão de custos, erros cometidos pelos dentistas, ferramentas utilizadas e como fazer na sua clínica. Confira!
O que é gestão de custos?
A gestão de custos é um conjunto de estratégias implantadas para planejar e organizar todas as despesas, custos e orçamentos da clínica. Com isso, é possível prever, contabilizar e, principalmente, reduzir os gastos. Além disso, são procedimentos que, quando funcionam de maneira eficiente, impactam positivamente na satisfação do consumidor, já que tem relação com a sua precificação.
Esse é um procedimento que precisa fazer parte do seu gerenciamento em todas as fases da sua empresa, desde o momento em que monta o consultório. No entanto, em momentos de crise, a gestão de custos se torna uma ferramenta de extrema importância para não sofrer tanto com a queda do faturamento.
Ser um profissional que cuida da saúde de seus pacientes não é nada fácil, nem mesmo barato. Uma clínica de implantes, por exemplo, tem custos com o aluguel da estrutura, salário dos funcionários, impostos, equipamentos e peças de implantes e uma infinidade de outras despesas.
Diante disso, organizar, fazer previsões e regular esses custos é um passo primário para o sucesso da empresa. Isso é importante considerando que, por meio da gestão de custos, é possível traçar metas de despesas e de redução de gastos.
Afinal, o que são esses custos?
Primeiramente, é necessário diferenciar os custos das despesas. Muitas vezes, esses dois termos são tratados como sinônimos, mas há diferenças importantes. Os custos são todos aqueles gastos que a sua clínica tem para que seja possível mantê-la em funcionamento e prestando os seus tratamentos. Então, inclui:
- compras de produtos odontológicos;
- salários dos funcionários;
- depreciação das suas ferramentas e equipamentos;
- energia elétrica;
- materiais de limpeza;
- manutenções na estrutura, nas máquinas e nos equipamentos.
Já as despesas são todos aqueles gastos que fazem parte da administração da clínica. São serviços necessários para manter o seu negócio em atividade, porém não tem ligação direta com os procedimentos comercializados. São exemplos:
- marketing da clínica;
- área comercial;
- insumos para escritório;
Ter essa diferenciação em mente pode parecer um mero detalhe, porém é importante que para saiba administrar a receita e entender para onde está indo o faturamento da empresa. Além disso, conhecer as aplicações de cada um desses conceitos é necessário no momento de apurar os seus impostos e prestar informações fiscais.
Para que serve a gestão de custos?
De modo geral, a gestão de custo objetiva a segurança financeira da sua cínica. A partir disso, são percebidos outros benefícios e funcionalidades desse conjunto de estratégias. Por exemplo, você consegue definir uma margem de lucro que seja, ao mesmo tempo, ética e favoreça a sua empresa.
Também é importante ressaltar outros três propósitos dessa organização. O primeiro deles é o suporte que essas ações oferecem para as suas decisões. Você precisa decidir coisas e valores o tempo todo.
Para que elas não sejam equivocadas, é fundamental ter dados financeiros e administrativos atualizados. Um exemplo simples é a precificação dos seus serviços. Essa é a sua fonte de receita, por isso precisa estar em equilíbrio com os seus gastos, as despesas e o lucro necessário. Se a sua precificação for inadequada é questão de tempo até os problemas aparecerem.
Fornecimento de informações financeiras
Será por meio do planejamento, procedimentos e previsões que fazem parte da gestão de custos que você terá conhecimento do rendimento da clínica. Isso inclui o desempenho financeiro das suas atividades e gerenciamento das despesas.
Sem esses dados, dificilmente você terá condições de tomar decisões sobre a redução de custos, investimentos em melhorias e, principalmente, sobre a lucratividade da empresa. Com isso, gastos que, com o tempo, serão prejudiciais para o seu fluxo de caixa passam despercebidos.
Auxílio no planejamento financeiro
O planejamento financeiro é importante não só para lidar com o dinheiro pessoal e para se tornar um dentista bem-sucedido. Essa é uma ferramenta que também precisa fazer parte da administração da sua clínica.
Para que consiga administrar as finanças da empresa, precisa saber, exatamente, quais são os valores que entram e saem, certo? É aí que entra a gestão de custos.
Qual é a importância de uma gestão de custos eficiente?
A importância da gestão de custos começa quando essa é uma ferramenta para acompanhar e cuidar de todos os valores que entram e saem do seu caixa. Em consequência desse controle, a clínica será mais bem gerida e financeiramente planejada.
Esse são fatores fundamentais para que consiga lidar com a competitividade no setor, com imprevistos financeiros que possam aparecer e, principalmente, os momentos de crise econômica.
Quais são os principais erros na gestão de custos?
Até aqui, você percebeu que a gestão de custos é algo necessário para manter a sua clínica em funcionamento. No entanto, se ela for estruturada de modo inadequado ou falhas forem cometidas, além de não ser eficaz para os seus negócios, ela pode até prejudicar a sua empresa.
Pensando nos problemas mais recorrentes, separamos os erros que você precisa ter atenção para não ter problemas. Confira quais são.
Desconhecer os custos dos serviços e procedimentos
O primeiro erro na gestão de custos que precisa de cuidado é desconsiderar ou não ter conhecimento sobre o custo que cada tratamento e serviço da sua clínica tem. É muito comum que dentistas e outros profissionais entendam especificamente de suas áreas e não tanto de precificação.
Com isso, é recorrente que os procedimentos de uma clínica não consigam suprir com as suas despesas de produção, já que os valores praticados não consideram os custos que cada tratamento tem.
Sendo assim, você precisa considerar os preços que paga nos materiais, como as peças dos implantes, equipamentos descartáveis, utilização de água e energia e todos os recursos necessários para exercer o procedimento. A partir daí que fará o cálculo da sua margem de lucro e precificação correta.
Contar com dinheiro que não está no caixa
A previsão de faturamento é uma estratégia bastante utilizada e muito benéfica quando é feita com os pés no chão. O correto é que a estimativa de receita seja feita a partir de dados reais, atualizados e de cenários mensuráveis. Ou seja, não basta apostar no desconhecido.
Contudo, há profissionais que consideram ter ganho um dinheiro que ainda não está garantido. Com isso, comprometem um valor com novos equipamentos, contratações ou melhorias na estrutura. Caso algum imprevisto ocorra com esse dinheiro, você terá problemas em quitar os investimentos.
Para não cometer esse erro — que é muito perigoso —, não conte com as previsões como se elas fossem certezas, não comprometa o orçamento com compras de valores altos se o dinheiro não está no caixa. Também evite agendar parcelas pensando no que ainda não caiu na sua clínica.
Descontrole do fluxo de caixa
A eficiência da gestão de custos depende do controle e atualização de informações do seu caixa. Se não há controle de entradas e saídas será inviável saber onde reduzir custos e implantar melhorias.
O descontrole do fluxo de caixa é ausência de uma rotina para registro de movimentações, ou seja, não basta atualizar os valores uma vez por mês ou somente no dia de fechamento. Isso precisa ser feito diariamente.
O ideal é que a cada entrada e saída, por menor e mais simples, seja imediatamente registrada. Isso evita que valores passem despercebidos ou que o responsável deixe para depois e esqueça de considerar alguma movimentação.
Para manter esse controle e evitar falhas humanas, como nos cálculos, é indispensável investir em um software de gestão. Esses sistemas, além de integrarem setores e informações em um único lugar, automatizam esse processo de registro de caixa.
Como fazer a gestão de custos em uma clínica de implantes?
Cada negócio deve ser visto como único. Ainda mais se tratando de clínicas odontológicas e especializadas em implantes, em que os procedimentos, custos e despesas são tão específicos. Então, foque no seu consultório ao implantar as estratégias para gestão de custos, pois o que funciona para o seu concorrente pode não ser o ideal para a sua empresa.
Com isso em mente, confira quais são os principais passos e processos para implantar esse conjunto de procedimentos que cuida do seu dinheiro.
Organize os custos e despesas
O primeiro passo para fazer a gestão de custos é identificar e organizar os seus custos e despesas. Será a partir disso que os demais processos, mudanças e decisões serão implantadas.
Para isso, comece categorizando os custos fixos e variáveis e faça o mesmo com as despesas. Fazendo essa organização você terá conhecimento de tudo o que precisa pagar para manter a empresa em funcionamento.
Vale ressaltar que também é importante considerar a tributação da sua clínica, já que representa valores que precisam ser repassados e prestados ao fisco e nunca misturar as finanças pessoais daquelas que são particulares. O dinheiro da empresa é da empresa, e o doméstico é o doméstico. Por isso, é importante definir o seu pró-labore.
Alinhe os processos com a sua equipe
Nenhuma estratégia funcionará conforme o esperado se os colaboradores do negócio não estão alinhados sobre a gestão de custos e práticas que serão adotadas para controlar o dinheiro. Imagine, por exemplo, que a secretária da clínica não tem conhecimento sobre como proceder com o orçamento e registro de valores.
Ficará muito difícil controlar os custos e estabelecer um padrão na sua gestão se cada um trabalha de uma maneira diferente. Além disso, esse é o primeiro passo para as falhas, gargalos e desencontro de informações.
Então, antes mesmo de implantar as mudanças e processos da gestão de custos, converse com todos da equipe, explique quais processos precisam ser feitos e mostre os benefícios disso. Se muitas dúvidas surgirem, vale considerar um treinamento para alinhamento.
Automatize e modernize a sua clínica
De nada adiantará ter um bom plano de gestão se os processos do seu consultório são predominantemente manuais e limitados. A automatização e modernização das empresas já não é mais mero conforto.
Os sistemas são indispensáveis para que consiga ter informações atualizadas, facilidade em consultar os registros, evitar o vazamento de dados e ter tempo para lidar com processos complexos e que dependem de decisões.
A modernização também reflete positivamente na satisfação e fidelização dos seus pacientes, já que eles terão um atendimento eficiente e procedimentos de qualidade. Um exemplo disso são os agendamentos on-line.
Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
Os seus fornecedores representam uma parte importante da clínica, mas também podem ser um gasto considerável. Implantes, equipamentos e demais produtos odontológicos precisam ser registrados e prezar pela qualidade. Afinal, estamos falando sobre a saúde da população.
Não há como querer economizar nesses produtos e comprar os mais baratos do mercado, se o tratamento deixará a desejar. Portanto, é necessário considerar o custo-benefício dos produtos que utiliza na clínica.
A solução para não gastar mais do que pode é ter um bom relacionamento com os seus parceiros. Mas como isso se relaciona com a gestão de custos? Principalmente nas condições de pagamento.
Se o fornecedor tem confiança em você, se a sua clínica é uma boa pagadora, certamente a distribuidora priorizará os seus pedidos e concederá boas formas de pagamento e até mesmo descontos. Então, de maneira direta, um relacionamento de parceria também auxilia na gestão e redução de custos.
Mantenha a disciplina no controle e monitoramento
Não basta ter uma boa gestão de custos na sua clínica e pensar que ela trabalhará sozinha. Todo e qualquer tipo de estratégia, padronização ou processo precisa de monitoramento e disciplina.
É necessário determinar uma rotina e um padrão nos registros, no compartilhamento e no armazenamento de informações e dados. Além disso, todas as suas decisões precisam ser constantemente revisadas, pois o cenário econômico e as necessidades das empresas podem mudar em razão de acontecimentos internos e externos a elas. Com isso, você precisará rever os seus processos e ajustar a essa nova realidade.
Quais são as ferramentas utilizadas na gestão de custos?
As ferramentas utilizadas na gestão de custos podem ser tanto tecnologias, como os softwares de gestão, quanto metodologias. Conforme explicado, os sistemas permitem otimizar e garantir mais eficiência na administração da sua clínica.
Então, agora, mostraremos quais são os métodos que podem ser utilizados para planejar, organizar e prever cenários do seu negócio. Veja só.
Análise SWOT
A análise, ou matriz, SWOT é um método utilizado para identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do seu consultório. O intuito é ter conhecimento sobre todos os pontos forte dos seus serviços (que podem ser desde o preço praticado até a qualidade dos produtos e materiais) e as suas fraquezas (falta de profissionais capacidades ou ausência de um capital de giro, por exemplo).
Conhecer as oportunidades será importante para que se prepare para aproveitar os cenários positivos. Já a percepção das ameaças e riscos que a sua clínica está exposta permite que converta esse cenário e não sofra com elas.
Canvas
Essa é uma ferramenta que fornece uma visão ampla do negócio. Para isso, você categoriza a clínica em três pilares, que são:
- cliente (paciente);
- oferta;
- infraestrutura;
- finanças.
A partir disso, você precisa ter em mente e identificar os tipos de pessoas que são atendidas, quais são os principais serviços e tratamentos oferecidos, canais de divulgação, estratégias de relacionamento com o paciente, investimentos e custos, por exemplo.
Ciclo PDCA
Planejar, executar, analisar e corrigir são as etapas do ciclo PDCA que objetivam manter a empresa em funcionamento saudável e crescimento duradouro. Essa é uma metodologia que atua na padronização de dados e controle de todos os processos e atividades da sua clínica. Com isso, erros e gargalos são revelados e riscos são minimizados.
Vantagens de uma gestão de custos eficiente
Infelizmente, a economia brasileira não é muito estável. Diante das incertezas do mercado, saber lidar com o seu capital de maneira que consiga fazer reservas e ainda manter as contas em dia é o ponto-chave do sucesso da sua clínica. A seguir, entenda, de maneira clara e prática, porque gerir os seus custos é primordial.
Redução de custos
Sem sombra de dúvidas, a redução dos custos e despesas é o principal destaque da gestão de custos e benefício mais percebido pelas empresas. A boa administração do dinheiro e das contas da clínica dará a você uma visão ampla de para onde o faturamento está indo.
Com esses dados, terá informações sobre quais setores estão consumindo muitos recursos, serviços que você está pagando sem utilizar, produtos que estão sendo desperdiçados e outros cenários que precisam ser revisados.
Sem a gestão de custos, dificilmente você terá esse panorama da empresa e, com isso, o dinheiro da clínica é consumido sem freio e o lucro fica comprometido, assim como o funcionamento saudável adequado do seu caixa. Quando isso acontece, começam a aparecer dívidas, contas fechando no vermelho e a necessidade de solicitar empréstimos com juros altos.
Portanto, esse gerenciamento permite que trace metas reais e condizentes com as particularidades do seu negócio que tenham como objetivo reduzir custos. Afinal, isso precisa ser feito em equilíbrio para que não afete negativamente a qualidade dos seus serviços e tratamentos.
Diminuição de riscos
Conforme você reduz custos, mas mantém a qualidade da atividade da clínica, os seus riscos financeiros também são minimizados. A inadimplência, por exemplo, é uma das ameaçadas que são reduzidas. Esse é um problema que pode fazer o que os empresários mais temem: fechar a empresa.
No entanto, o fechamento da clínica não é algo que acontece do dia para a noite. A falência de uma empresa é uma consequência de processo que são prejudicados. Um exemplo claro é que passa a ficar inviável parcelar os seus serviços e tratamentos. Assim, você começa a perder pacientes, não consegue fechar as contas do mês e um jogo de dominó de dívidas inicia.
Por isso, a gestão de contas tem um papel muito importante na prevenção de problemas e não somente na solução deles. Afinal, prevenir é melhor que remediar.
Mantém a sua competitividade
A sua competitividade não é sobre ter os menores preços, mas sim de oferecer valor aos pacientes e resolver os problemas deles. Com as mudanças nos hábitos de consumo, conectividade das pessoas e exigências em relação ao que precisam, já faz tempo que os consumidores não consideram somente o preço como fator determinante para escolher uma empresa.
Quando você atua com uma gestão de custos alinhada, bem estruturada e condizente com as características da sua clínica, consegue atuar com valores competitivos, melhorar a qualidade dos produtos e materiais odontológicos, consegue se capacitar e, consequentemente, oferecer melhores tratamentos.
Em comparação a uma clínica financeiramente desorganizada que precisa elevar os preços para quitar as contas e ainda reduz a qualidade dos materiais, você sai na frente.
Favorece o crescimento
O crescimento de uma clínica ou qualquer tipo de empresa não é resultado de uma estratégia em particular. Essa é uma consequência de um negócio adequadamente administrado e monitorado, que elimina despesas desnecessárias para investir em melhorias, serviços e tratamentos e de processos que agregam valor a sua marca.
Além disso, acontecem casos de empresa que percebem o aumento da lucratividade e melhores resultados em todo o negócio somente reduzindo, prevendo e controlando os custos e não, necessariamente, aumentando a quantidade de procedimentos realizados.
Como pode perceber, a gestão de custos é o primeiro pilar para que mantenha as atividades da sua clínica em funcionamento e consiga fechar o mês no azul. Então, trabalhe na motivação da sua equipe e mantenha a disciplina em todos os controles que envolvem os custos e despesas, pois o descontrole é um dos primeiros passos para o fracasso.
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