Veja como montar um consultório odontológico em 10 passos

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A carreira de um dentista passa por várias etapas. Estágios na graduação e trabalho em clínicas ou plantões são exemplos dos passos iniciais costumeiros dessa jornada. Quando o dentista abre um negócio próprio, no entanto, se torna mais do que apenas um profissional liberal. Para esse empreendimento, serão necessárias habilidades de gestão e estratégias financeiras. Você já se perguntou como montar um consultório odontológico?

A seguir, daremos 10 passos fundamentais para iniciar esse empreendimento. Embora a estratégia possa mudar conforme a sua situação, certamente o planejamento passará por todas essas etapas. Abordaremos desde a análise do cenário onde você irá investir até informações sobre a legislação e estratégias de marketing. Continue lendo o artigo para saber mais!

1. Pense sobre como montar um consultório odontológico

A primeira etapa de como montar um consultório odontológico próprio é se perguntar quais são seus objetivos a longo prazo: como você se imagina daqui a 5 anos? E daqui a 10? Essas são perguntas que frequentemente os profissionais se fazem durante toda a vida, e, não raramente, se ver administrando uma clínica odontológica é o objetivo da carreira.

Dependendo das ambições pessoais de cada um, serão necessários níveis diferentes de investimento. Estes podem ser de recursos financeiros, de tempo ou empenho acadêmico. Caso você pretenda expandir fortemente o seu negócio, por exemplo, o investimento inicial certamente será maior. Se você sonha em fazer outra especialização, esse é o momento ideal.

2. Realize uma análise de mercado objetiva

Saber como montar um consultório odontológico é mais do que apenas fazer aquilo que ama. Nesse momento, é necessária uma mudança de paradigma nos conceitos do profissional: como um administrador, você deve focar no que vai te trazer maiores retornos financeiros. Por isso, inevitavelmente, você deverá abdicar de algumas preferências pessoais em prol de se adequar às necessidades do cliente.

Um exemplo é o de profissionais que atuam em especialidades saturadas no mercado. Embora eles possam realizar as atividades que preferem como contratados, ao montar um consultório próprio, pode haver certa frustração. Afinal, eles deverão manter um alto nível de atratividade para conseguir vencer a concorrência do mercado.

Confira algumas das perguntas que você deve se fazer para realizar uma análise de mercado eficaz:

  • quantas clínicas semelhantes já estão funcionando no bairro que escolhi?
  • qual o lucro médio desses negócios?
  • como meus futuros concorrentes realizam suas estratégias de marketing e divulgação?
  • qual a qualidade dos serviços com os quais irei competir?
  • qual característica fará minha clínica ser diferente das demais?
  • em quais áreas há maior carência de serviços e soluções?

Ter em mente essas perguntas direciona o profissional no caminho que ele deve seguir para vencer a concorrência. Sem elas, o investimento é mais arriscado e perigoso: o dentista pode investir, por exemplo, em uma área que já está cheia de clínicas odontológicas que realizam o mesmo serviço, ou então, optar por uma área onde já há um investimento maciço em marketing e divulgação. Nesses casos, ele terá que despender um valor muito maior para se destacar.

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3. Monte um plano de negócios realista e detalhado

As mesmas perguntas que realizamos no início do artigo devem guiar o plano de negócios do empreendedor: quem você deseja ser em X anos? Essa imagem deve ser o objetivo inicial do plano de negócios, um resultado único que se almeja atingir. Desse modo, o profissional deve criar metas a curto e médio prazo que o levem até esse objetivo. Fazendo uma analogia simples, é como se o objetivo fosse o topo da escada e, as metas, cada degrau.

Estabelecer um plano de negócios eficaz e realista é útil para que você verifique seu desempenho durante o caminho. Assim, você descobrirá se suas estratégias de atendimento e marketing, por exemplo, estão sendo satisfatórias. Para isso, é necessário que você eleja parâmetros objetivos e fáceis de medir, que refletiram confiavelmente a situação do seu negócio. O nome que damos a essas métricas, na administração, é KPI (Key Performance Indicator).

Em um consultório odontológico, KPI são, por exemplo, número de pacientes atendidos por dia. Você pode estabelecer o preço médio do atendimento, considerando retornos, primeiras consultas e procedimentos. Vamos supor, por exemplo, que o lucro líquido médio de cada atendimento seja de R$100,00. Caso você queira chegar a um patamar de R$1.000,00 de lucro diário, seu objetivo deve ser atender 10 pacientes por dia.

Você quer chegar a esse objetivo em 1 ano? Então, estabeleça metas trimestrais, aumentando gradativamente sua KPI. Ter um software de gestão, nesse sentido, pode auxiliar você na coleta de dados e na análise longitudinal das suas KPIs. Se você está montando um consultório odontológico hoje, é fundamental se adequar às novas tecnologias do setor.

Existem, no entanto, algumas armadilhas nesse planejamento. Perceba que, no nosso exemplo, a KPI “número de pacientes por dia” depende diretamente de outra KPI: o “lucro médio do atendimento”. Não adianta nada você manter o número de atendimentos alto, se o lucro cair gradativamente. É tarefa do gestor prever essas nuances do planejamento e estabelecer KPIs simples e certeiras, que reflitam realmente a saúde financeira do negócio. Assim, seu plano de negócios terá uma chance muito maior de ser cumprido.

4. Estabeleça os serviços oferecidos

Raramente, uma clínica odontológica foca seus serviços em apenas uma modalidade de atendimento. Estabelecer várias frentes — ortodontia, estética e implantodontia, por exemplo — resguarda seu negócio. Afinal, se um deles não estiver satisfatório, os outros conseguem cobri-lo.

Além disso, é mais cômodo para o paciente realizar todos os serviços odontológicos em um só lugar. Por isso, o lucro de uma clínica odontológica tende a ter um feedback positivo, aumentando cada vez mais.

É claro que esse efeito exponencial depende da escolha certa dos serviços oferecidos. Caso você lide com implantodontia, por exemplo, seus serviços dependem diretamente de setores de imagem. Investir em parcerias nessa área, portanto, é estratégico para o negócio e pode trazer bons frutos.

Para o planejamento da instalação de clínica odontológica, não há escapatória: é mandatório levantar a demanda local e a oferta já estabelecida de serviços. Mesmo que você seja um profissional altamente qualificado, um mercado saturado ou com baixa demanda poderá derrubar o seu negócio. Por isso, analise bem o cenário que você está almejando antes de concretizar o investimento.

Uma vez definido qual serviço será oferecido pela clínica, é necessário que você se preocupe com a precificação do tratamento. Dentre os fatores que entram em consideração estão a concorrência do mercado, a disponibilidade de equipamentos e a sua especialização. Realizando um estudo prévio da precificação, você consegue tornar seu plano de negócio ainda mais realista.

Além disso, modificar o preço do tratamento quando o negócio já está ativo pode trazer desconforto para o paciente e, consequentemente, afetar sua adesão.

5. Se atente às exigências legais

Para esse tópico, o importante é não deixar nada para trás: confira cada aspecto da legislação que regula a abertura de consultórios de odontologia. Qualquer tópico negligenciado pode se converter, no futuro, em multas ou punições legais. Em casos extremos, sua clínica pode ser fechada por não cumprimento à legislação.

Como a odontologia necessita diretamente de normas sanitárias e de higiene, o principal órgão regulador é a vigilância sanitária. A lei RDC/Anvisa nº 50, de 2002, tem como objetivo manter o padrão de qualidade e segurança dos serviços prestados.

Além dela, estados e municípios também podem contar com legislações próprias de regulação. Uma dica é solicitar uma avaliação da vigilância sanitária antes mesmo do início das obras. Isso evita reparos futuros e ajuda, desde o início, a ajustar as arestas do planejamento.

Se você lidará com procedimentos, precisará conferir as disposições da RDC/Anvisa nº 306, de 2004. Ela regulamenta a coleta de resíduos e preza pela segurança e higiene dos profissionais, coletores e pacientes. Além disso, caso você conte com serviços radiológicos, deverá também verificar a Portaria SVS/MS nº 453, de 1998. Atentando-se para essas normas, certamente você estará no caminho certo para adequar sua clínica à legislação.

Além disso, você também deve se planejar para cumprir a tributação exigida para dentistas. Vale a pena investir algum tempo, antes do investimento, e entender as nuances da declaração do imposto de renda e os impostos municipais. Com isso, você já insere esses valores no seu orçamento anual e evita surpresas desagradáveis no seu fluxo de caixa.

6. Escolha a localização do consultório adequadamente

Os serviços oferecidos por uma clínica odontológica são essencialmente feitos presencialmente. Por isso, escolher uma localização estratégica pode ser um dos pontos principais para montar sua clínica odontológica. Além de influenciar diretamente na concorrência que você enfrentará, ela também pode ser um aspecto importante na captação de pacientes.

O primeiro aspecto que você deve considerar é a proximidade de onde você mora. Caso você esteja investindo em um consultório único, por exemplo, será primordial que você tenha fácil acesso à localização. Um longo período de transporte entre a casa e o consultório pode se converter em estresse, irritação e diminuição na qualidade do atendimento. E tudo isso interfere diretamente no resultado financeiro do seu negócio.

O segundo aspecto a ser considerado é a distância entre o seu consultório e o seu público-alvo. Clínicas localizadas em bairros distantes ou de difícil acesso terão, logicamente, uma dificuldade maior de captar pacientes. Isso pode, no futuro, obrigar você a diminuir o preço do atendimento e afetar sua lucratividade.

Outro ponto sobre o qual você deve refletir é a estratégia da localização do seu consultório. Suponha que você seja um ortodontista, por exemplo. Seu público-alvo é primariamente infanto-juvenil, quando os aparelhos ortodônticos são mais comuns. Investir em um consultório próximo a escolas pode ser uma ótima estratégia: as mães podem preferir levar a criança antes ou após as aulas, economizando tempo e dinheiro no seu dia a dia. Isso facilita a captação de clientes e torna seu negócio mais bem-sucedido.

Mas esse exemplo, é claro, não se aplica a todos os casos. Considere agora que você é um implantodontista. Seu público-alvo consiste de pacientes adultos, de classe média a alta. É uma boa estratégia investir em bairros nobres e residenciais. Portanto, a modalidade de trabalho influencia diretamente na escolha pela localização do consultório.

7. Escolha corretamente os equipamentos e a mobília

Para montar um consultório odontológico, é fundamental que você tenha em mente os equipamentos e a mobília que deseja. Eles impactam profundamente o orçamento do seu negócio e o sucesso mercadológico que você terá. Esse orçamento pode ser muito variável conforme a sua região e certamente será o principal componente do seu orçamento.

Comece pelo básico: existem alguns materiais que são universais para a odontologia e devem estar em qualquer consultório odontológico. Estamos falando de cadeiras odontológicas, compressores, fotopolimerizadores e negatoscópios, dentre outros equipamentos.

Eles são fundamentais para uma avaliação completa do paciente, e certamente você deverá incluí-los em seu orçamento. Mesmo que você não trabalhe diretamente com radiologia, por exemplo, em algum momento você precisará de um negatoscópio. Não descuide do essencial e prepare seu consultório para qualquer situação.

Uma vez orçado o equipamento básico, é necessário se preocupar com os outros móveis. Um orçamento cuidadoso leva todos os itens em consideração, desde equipamentos de informática até suportes e itens de decoração. Caso você negligencie alguns produtos, pode acumular “pequenezas” — que, hoje em dia, podem ter um preço considerável — que fazem a diferença no orçamento.

Quando for escolher a mobília e a decoração do seu consultório, lembre-se de que eles serão a primeira imagem que seu paciente terá da clínica. Portanto, trate-os como um cartão de visitas, preocupando-se com os mínimos detalhes e prezando pelo resultado estético.

A distribuição de cores, o formato dos móveis e a escolha da decoração pode transmitir diferentes mensagens: o cliente pode ter uma impressão de seriedade, descontração ou confiança. Pense na imagem que você quer passar, antes mesmo de o paciente entrar no consultório.

8. Planeje seu atendimento antecipadamente

Hoje em dia, o termo “humanização” vem sendo cada vez mais utilizado na área da saúde. Ele descreve um atendimento de qualidade, que examina o paciente como um todo e leva suas preocupações em consideração. Embora possamos ter a sensação de que a humanização é amplamente praticada, nem sempre é assim. Por isso, se preocupar com esse detalhe pode fazer a diferença no destaque que seu consultório terá no mercado.

Quando se trabalha por contrato ou concurso, não há tanta preocupação com a satisfação dos pacientes: embora ela seja importante na prática odontológica, o retorno financeiro do profissional não depende diretamente dela. Em uma clínica, é diferente. A percepção subjetiva do cliente é o que fará com que ele opte por retornar ou não a você.

Existem várias técnicas que podem ser utilizadas para mensurar a satisfação do paciente. O exemplo mais utilizado se chama NPS (Net Promoter Score). Essa técnica se baseia em questionar o paciente, em uma escala de 0 a 10, quanto ele recomendaria o serviço para outro amigo ou parente.

Isso apresenta alto valor preditivo em relação à captação de novos pacientes, considerando o marketing boca a boca essencial para o negócio. Dentre outros métodos para essa mensuração, destacamos o CES (Customer Effort Score) e a boa e velha caixa de sugestões.

Outro aspecto do atendimento que merece a atenção do gestor de uma clínica odontológica é a secretária. Afinal, é ela que está em contato com o paciente no dia a dia. Estabelecer protocolos de pagamentos, cobranças e marcação de consultas a priori antecipa efeitos negativos no seu consultório. Além disso, um treinamento eficaz da secretária influencia diretamente na satisfação do paciente. Não economize esforços para contratar profissionais experientes e treinados nesse setor.

9. Estabeleça uma estratégia de fornecimento e estoque

Um dos aspectos pouco pensados por dentistas no momento de montar um consultório próprio é a estratégia de fornecimento e estoque. Uma armadilha que pode comprometer seu negócio é uma estrutura física insuficiente para comportar seus materiais. Isso faz com que a frequência de fornecimento tenha que ser maior, aumentando custos com logística e transporte.

Para calcular corretamente a necessidade desses serviços, você deve levar em consideração os materiais que precisa para o trabalho. Alguns, como a cirurgia buco-maxilo-facial, lida com materiais com uma data de validade mais estreita — anestésicos, por exemplo. Nesse caso, a estrutura do estoque pode ser mais modesta. Afinal, a própria validade dos produtos utilizados demandará uma maior frequência de fornecimento.

Outras especialidades lidam com materiais mais duradouros, como a implantodontia. Nesses casos, você pode economizar no caso fixo mensal ampliando sua estrutura física. Assim, a frequência de fornecimento pode ser menor.

Definida a infraestrutura de armazenamento, é necessário estabelecer um método de gestão eficiente dos materiais e equipamentos. Quando você alcança um fluxo estável de pacientes, tem uma ideia aproximada do gasto mensal de cada material. Isso pode auxiliar no estabelecimento de uma frequência de fornecimento, mas não é suficiente. Ainda é necessário contar com um método de controle de estoque.

A melhor maneira de realizar esse controle é estabelecendo níveis aceitáveis e críticos de armazenamento. Caso você seja um cirurgião dentista, por exemplo, precisa ter um estoque de luvas estéreis no consultório. Sabendo que você gasta em média 10 pares por dia, você consegue prever quantos dias o seu estoque atual durará. Esse tempo nunca pode ser menor do que o prazo do fornecedor para entregar seus materiais. Caso isso aconteça, o material certamente estará em falta no final do prazo.

Quando você está montando um consultório odontológico, uma boa prática é entrar em contato com esses fornecedores antes mesmo de iniciar o negócio. Tendo os contatos para todos os materiais que necessitará, você evita imprevistos quando o fluxo de pacientes estiver constante. Além disso, nos primeiros dias de funcionamento você já terá tudo que precisa à mão.

10. Planeje sua divulgação e marketing

Por último, mas não menos importante, é necessário ter em mente como você realizará a publicidade do seu consultório. O marketing tem, atualmente, dois objetivos principais: captar novos clientes e diminuir a evasão dos pacientes que já realizam acompanhamentos em seu consultório. Para isso, ele deve ter duas principais características: conferir autoridade e confiança à sua personalidade, e ter alta capilaridade — atingindo um maior número de pessoas.

Atualmente, um dos métodos mais utilizados para esse fim é o marketing digital. Ele utiliza mídias e redes sociais para difundir a imagem do dentista e do consultório. Como a maioria dos cidadãos hoje tem um smartphone à mão, isso aproxima o profissional do paciente e alcança um impressionante número de pessoas.

Para aderir a essa estratégia, o primeiro passo é você investir em um site da clínica. Nele, o paciente deve encontrar as principais informações sobre você, como seu curriculum e meios para entrar em contato.

Para conferir ainda mais valor ao serviço, muitos dentistas utilizam a abordagem do marketing de conteúdo: utilizando os blogs, eles criam soluções práticas para o cotidiano dos pacientes e estruturam uma estratégia de marketing para aumentar o número de pacientes.

Outra solução fácil e prática é investir nas redes sociais. Opte por empresas que estão em ascensão, como o YouTube ou o Instagram. Criar páginas e perfis no Facebook também é uma boa estratégia, visto que ele ainda é muito utilizado pelas pessoas. Além disso, você também pode investir em anúncios no Facebook para direcionar seu marketing digital especificamente para o seu público-alvo. A ferramenta permite que você segmente o público por idade, sexo, localização e preferências na sua divulgação.

Planejar com antecedência a divulgação e marketing da clínica permite que você aumente as chances de cumprir aquelas metas de que tratamos anteriormente. Afinal, quando o negócio já estiver em funcionamento, é mais difícil estabelecer uma estratégia de marketing do começo. É mais fácil ajustar suas métricas para aumentar as KPIs e administrar uma estrutura já organizada.

Vale lembrar que o marketing odontológico também tem suas regulamentações próprias. Por isso, atente-se para o Código de Ética Odontológica, pois ele é o principal documento que guia essa regulação. Embora a maioria das recomendações não fuja da prática cotidiana dos dentistas, existem algumas peculiaridades que devem ser consideradas para se adequar à regulamentação. Publicar imagens de “antes e depois”, por exemplo, não é permitido.

Saber como montar um consultório odontológico de qualidade envolve muitas áreas. Para essa tarefa, o dentista precisa de mais do que o conhecimento técnico da sua formação acadêmica: também são necessários conhecimento de gestão, administração de pessoas e equilíbrio financeiro. Conhecer as normas legais, as estratégias de marketing já consolidadas e fazer um planejamento cuidadoso são boas maneiras de começar essa jornada.

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