A gestão de uma clínica ou um consultório odontológico envolve diferentes habilidades. Além de ser um bom profissional e atender bem aos pacientes, o dentista deve saber cuidar das finanças e de todas as questões burocráticas relacionadas ao negócio. Neste sentido, o planejamento financeiro para dentistas é um pré-requisito para quem deseja alcançar o sucesso.
O problema é que nem sempre o profissional está preparado para lidar com a rotina de gestão financeira, uma vez que a maioria dos cursos não oferece preparação administrativa. Por outro lado, é fundamental assumir a responsabilidade de gestor do consultório, tendo em vista os conhecimentos específicos necessários na tomada de decisões.
Dessa forma, o melhor é que os dentistas se capacitem na gestão do consultório e da clínica, principalmente no que diz respeito às finanças. E neste ponto, a organização das contas figura como fator mais importante, sem o qual nenhum negócio consegue se manter lucrativo, sobretudo em momentos de crise.
Quer entender como fazer o planejamento financeiro para dentistas? Ao longo do artigo mostramos tudo o que você precisa entender sobre o assunto para cuidar da saúde contábil do seu consultório. Confira!
Importância do planejamento financeiro para dentistas
De maneira resumida, podemos definir planejamento financeiro como uma estratégia, um plano de ação para a tomada de decisões em uma empresa. Ele se baseia no estabelecimento de metas e na aplicação de rígidos controles sobre as contas, visando a melhor utilização dos recursos, a redução de gastos e o alcance dos objetivos do negócio.
Para tanto, o gestor emprega ferramentas de controle, registrando todos os custos e lucros. Essa ação é um pré-requisito para o entendimento da situação da companhia, desde a entrada de materiais e insumos até o recebimento das faturas dos clientes.
Qualquer tipo de empresa pode tirar proveito disso, sem depender do tamanho ou da área de atuação. Porém, muitos dentistas e profissionais da saúde ainda resistem em tratar o consultório como um negócio. Justamente por representar um empreendimento, uma boa gestão é vital, buscando não apenas continuidade mas também evolução.
Ora, qualquer dentista que abre o consultório deseja crescer, se desenvolver e conquistar cada vez mais pacientes. Obter realização profissional e pessoal, conseguindo uma boa estabilidade financeira. Para isso, investem bastante na montagem do espaço, na aquisição de equipamentos e materiais, além da contratação e do treinamento de funcionários.
Assim, para abrir um consultório é fundamental saber administrá-lo com competência, adotando processos e ferramentas capazes de permitir um controle adequado sobre o seu funcionamento, sobretudo em relação à atividade financeira.
Por que fazer um planejamento financeiro
Quando você abre um consultório, é normal ter expectativas em relação a ele, como no caso de aumentar o número de pacientes e o faturamento. Porém, não dá para esperar que isso aconteça de forma natural. Ou seja, organização financeira é necessária para alcançar os objetivos do negócio.
Para explicar melhor: pense, por exemplo, se você precisou parcelar os equipamentos ou fazer um financiamento. Certamente fará consultas e procedimentos suficientes para cobrir essas dívidas e outras despesas. O faturamento deve ser maior à soma de todos os seus gastos, incluindo os pessoais. Mais do que isso, sonhos de vida podem entrar na balança, como comprar uma casa, um carro, entre outros.
Portanto, podemos dizer que o planejamento financeiro para dentistas é essencial para quem quer manter e consolidar um consultório, conseguindo uma boa posição no mercado. É a maneira de equilibrar os rendimentos, no caminho do sucesso econômico correspondente às suas necessidades e expectativas.
Expectativas pessoais x profissionais
Erro comum entre os dentistas: manter um único controle sobre as despesas. Dessa forma, mistura-se as finanças pessoais com as do consultório, causando um certo risco de prejudicar o orçamento e a saúde financeira em ambas as frentes.
É até natural pensar que todos os gastos são iguais, ainda mais se você trabalha sozinho. No entanto, isso é capaz de comprometer bastante o negócio, pois ele deve ser analisado sempre do ponto de vista da lucratividade, ou seja, se o faturamento do consultório é maior que as despesas.
Essa visão desempenha um papel muito importante para tomadas de decisões adequadas, favorecendo a redução ou a adequação de custos. Incluir todas as suas despesas pessoais é um risco descartável. Portanto, o primeiro passo para um bom planejamento financeiro consiste em separar contas particulares e empresariais. O consultório exige seriedade e responsabilidade intrínsecas a uma marca de valor.
Uma estratégia de longo prazo
Outro ponto relevante para uma organização adequada das contas passa pela compreensão de que nada funciona se for feito de qualquer jeito ou de vez em quando. Pelo contrário: tudo consiste em uma estratégia de longo prazo e que requer esforço diário.
Para identificar o motivo, basta pensar que todo dia acontecem inúmeros atendimentos e procedimentos diferentes. Da mesma forma, em um dia o seu faturamento pode ser mais alto ou baixo, dependendo do valor de cada serviço. O rendimento do consultório varia até com a época do ano, por vezes caindo em datas como Natal e Carnaval.
A questão é que as suas despesas vão continuar existindo, ainda que o faturamento seja maior. Não adianta planejar apenas em alguns dias, se eles não são todos iguais. Os controles financeiros exigem atualização e monitoramento constantes, com ajustes de acordo com a necessidade.
Por isso, também é possível dizer que o planejamento financeiro tem forte impacto na antecipação e prevenção de custos, evitando imprevistos capazes de comprometer o seu orçamento. Desse modo, você consegue atingir as metas sem gastar demais.
Elaboração do planejamento
Antes de começar um planejamento financeiro para dentistas, é primordial conhecer a fundo o seu consultório. Assim, identifique ao certo os serviços oferecidos e quanto cada um deles vai custar. Quem é o seu público-alvo, seus parceiros e fornecedores. Também delimite todos os investimentos, sejam eles de curto ou longo prazo, fixos ou variáveis.
Com essas informações em mãos, fica mais fácil definir uma metodologia adequada para a sua gestão financeira. Mas não para por aí: lembre-se de que esse é um trabalho constante e gradual.
Conceitos da gestão financeira
Os custos de um consultório podem variar bastante de acordo com os serviços realizados, se o imóvel é alugado ou próprio, os salários dos funcionários, entre outros fatores. De todo modo, caso você ainda não entenda bem os conceitos relacionados ao planejamento financeiro, vamos explicá-los melhor a seguir.
Custos fixos
Aqueles valores que sempre fazem parte do seu orçamento, independentemente do uso. Podem ser pagos por mês ou de modo sazonal: o que importa mesmo é a constância.
Apesar de pesarem um pouco no equilíbrio das contas, custos fixos já são esperados e, por isso, mais fáceis de gerir. Logo, qualquer planejamento deve considerá-los desde o início. Entre os principais exemplos, figuram aluguéis, salários, pró-labore, impostos etc.
Custos variáveis
Gastos variáveis dependem da utilização, ou seja, podem até ser previstos no orçamento, mas os valores oscilam conforme a recorrência.
É o caso da energia elétrica, dos insumos do consultório, como máscaras e luvas, entre outros materiais. Esse tipo de despesa se dá quando é necessário fazer uma reposição, exigindo um planejamento adequado para o pagamento.
Capital de giro
Trata-se de uma reserva financeira útil para suprir demandas variáveis. O capital de giro pode ser usado, por exemplo, para o pagamento de custos extras, do décimo terceiro salário ou até para cobrir os gastos fixos em períodos de menor rendimento, alternativa menos recomendada.
A administração bem feitado capital de giro é uma obrigação, pois falhas podem colocar o consultório em risco, o que transforma esse elemento em um bom indicador da saúde financeira do negócio.
Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)
Consiste em um relatório apresentando o lucro ou o prejuízo durante determinado período.
O DRE serve ainda para acompanhar o desempenho financeiro do negócio, indicando se é necessário promover alguma mudança, como o corte de gastos ou uma reestruturação de processos.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o conjunto das entradas (faturamento) e saídas (pagamentos) do consultório.
Trata-se de uma movimentação diária de todos os valores do negócio, podendo representar lucratividade ou prejuízo. Quanto maior for a diferença das entradas em relação às saídas, por óbvio, maior o ganho.
Lucro
Considera-se lucro qualquer valor obtido no consultório depois do pagamento integral das despesas. Além de mostrar o nível de prosperidade do negócio, é importante entendê-lo para a precificação dos serviços. Afinal de cotas, os preços de procedimentos odontológicos devem ser calculados a partir da soma dos custos envolvidos, mais uma margem de lucro.
Vale a pena destacar que o lucro é obtido após um ano, em que são pesadas todas as oscilações de demanda sazonais e os custos fixos e variáveis. O montante mensal retirado para o pagamento dos sócios ou proprietário do consultório é o pró-labore, ou seja, uma espécie de salário.
Ponto de equilíbrio
Corresponde ao momento em que o consultório fatura o suficiente para cobrir as próprias despesas. No início é normal ainda não recuperar o valor investido. Com o tempo, porém, o número de pacientes tende a aumentar, elevando também o faturamento.
Esses são alguns dos conceitos básicos do planejamento financeiro para dentistas. O mais importante é entender que o sucesso do seu consultório depende de um equilíbrio entre as despesas e recebimentos. Para tanto, além de conhecê-lo muito bem, adote estratégias visando a conquista de novos pacientes e o alcance das metas estabelecidas.
Etapas da elaboração
Mais uma vez, ressaltamos que o planejamento financeiro para dentistas pode oscilar segundo uma série de fatores, incluindo as escolhas pessoais e os objetivos ao se abrir um consultório. De qualquer modo, as seguintes sugestões costumam entregar bons resultados.
Estabeleça metas e prazos
É importante saber aonde se quer chegar, e o tempo estimado a ser gasto no trajeto até lá. As metas podem ser bastante personalizadas, como no caso de atingir a quantidade de 1000 clientes em um ano ou realizar X procedimentos durante determinado período. A partir daí, é possível planejar o investimento e as ações necessárias.
Defina uma estratégia para atração de pacientes
O seu faturamento vai depender da quantidade de pacientes atendidos, certo? Mas não dá para abrir um consultório e esperar que eles venham até você, e nem deixar de contar com a chamada divulgação boca a boca. Por isso, é válido incluir no orçamento o investimento em marketing e na divulgação do seu negócio, da forma como for mais pertinente.
Cuide da parte operacional
É fundamental reservar um tempo todos os dias para organizar um balanço de todas as entradas e saídas, atualizando o fluxo de caixa. Nessa hora, deve-se analisar se houve algum desperdício e entender como combatê-lo.
Invista em tecnologia
Para que você não perca muito tempo na parte operacional do planejamento financeiro, invista em ferramentas tecnológicas, como softwares e aplicativos, que ajudam no controle das finanças. Muitos deles, inclusive, geram relatórios e apontamentos de melhorias.
Redução de custos em tempos de crise
Um dos grandes desafios do planejamento financeiro para dentistas consiste em conseguir a diminuição dos montantes gastos para sobreviver a crises, sejam elas de mercado ou financeiras.
A seguir, listamos determinadas medidas de implementação positivamente promissora no consultório. Veja.
Conheça seus números
A primeira coisa a se fazer em tempos de crise é estudar todas as suas finanças para entender de forma completa a situação.
Nessa linha, é necessário conferir todos os números e controles, se possível, com a emissão de relatórios de gastos por ferramentas digitais. Além disso, conte com o auxílio de um contador, profissional capaz de analisar os demonstrativos e indicar quais custos podem ser reduzidos ou cortados.
Treine seus funcionários
Nem sempre a demissão de um funcionário representa uma redução real de custos, apesar de essa ser a primeira coisa que se pensa em meio a uma crise. Antes, é preciso verificar a fundo a produtividade e as funções de cada membro da equipe.
Afinal, você pode perder ainda mais tempo ou deixar de atender pacientes para cumprir outras tarefas, como a atualização de cadastro individuais ou a preparação dos instrumentos. Por isso, a melhor saída consiste em treinar o time visando elevar o índice de produtividade e engajamento. Assim, otimiza-se o período de realização das obrigações.
Negocie com fornecedores
Outro ponto de destaque no quesito de gestão de custos é a negociação com seus fornecedores em busca de melhores preços e modos de pagamento, ajustando tudo às finanças. Se não existirem juros, pode ser melhor diluir o valor de algum material ao longo de vários meses, adquirindo um estoque maior e, de quebra, reduzir a quantia investida.
Vale a pena observar a qualidade e o preço dos produtos. Pode ser que um seja mais acessível mas com a mesma qualidade, sem representar nenhum tipo de perda que comprometa o resultado final. Por outro lado, nem sempre o menor custo compensa ao colocar o benefício na balança.
Também é importante comparar valores e condições de pagamento de um fornecedor para outro. O ideal consiste em prezar pela manutenção de uma boa relação com poucos deles, pois isso favorece a negociação. No entanto, se não for suficiente, procure por novos parceiros mais interessantes no momento.
Evite desperdícios
Mantenha o máximo controle sobre todos os materiais, além da energia elétrica e telefone. Cada recurso devem ser bem aproveitados, impedindo desperdícios e o mau uso.
Em época de crise, qualquer gasto pode representar uma perda no longo prazo. E não se esqueça de instruir os funcionários a respeito dessa economia.
Estabeleça metas para reduzir custos
Um bom planejamento financeiro para dentistas também inclui metas visando a redução de custos, principalmente em cenários de crise. Assim, é necessário comparar todos os gastos e ver quais deles podem e devem ser diminuídos com o passar do tempo, estipulando valores e ações de minimização.
Por exemplo, se o consultório gasta muito com telefone para a confirmação de presença e outros tipos de contato com os pacientes, pode-se pesquisar sobre a viabilidade de contração de uma ferramenta que automatize o processo. Um aplicativo de agendamento digital serve tanto para qualificar a marcação quanto a confirmação e o cancelamento das consultas.
Da mesma forma, adote o WhatsApp ou outra ferramenta gratuita para a comunicação com os pacientes. O mais importante é saber identificar as oportunidades de melhoria e investir em estratégias acertadas para mitigar custos.
Otimização das finanças do consultório odontológico
As dicas dadas até aqui têm bastante capacidade de ajudar na organização contábil para dentistas. No entanto, sempre é possível melhorar: apesar da relevância de um controle adequado das finanças, a sua prioridade deve residir no atendimento aos pacientes.
Ou seja, dá para criar formas de otimizar a gestão de finanças para economizar tempo e dinheiro. Entenda melhor na sequência.
Mantenha um controle sobre suas finanças pessoais
Já falamos a respeito da necessidade de separar as finanças pessoais das ligadas ao consultório. Mas isso não significa que as suas contas devam ser negligenciadas.
É essencial que você também desenvolva um controle sobre os seus gastos pessoais e adote um planejamento financeiro relacionado ao próprio dinheiro. Inclusive, tenha metas de curto e longo prazo, como no caso de comprar ou trocar de carro ou casa. Tente aplicar as dicas de redução de custos, cortando despesas desnecessárias.
Adapte o seu planejamento financeiro ao momento
O planejamento financeiro não deve ser engessado. Pelo contrário: precisa se adaptar à situação atual do negócio. Ou seja, se o consultório estiver em um momento de faturamento mais alto, você pode pensar em uma estratégia de expansão. Já se o contexto é de crise, empregue medidas de contenção de gastos.
Além disso, um plano deve considerar determinado período para a adequação às oscilações do mercado. Em um ano a metodologia adotada pode não se mostrar tão efetiva, o que indica a necessidade de promover alterações para o futuro próximo.
Separe suas receitas de acordo com o ticket médio
Para otimizar tempo e dinheiro, é importante avaliar o tipo de atendimento realizado, o custo e o rendimento de cada um deles. Afinal, você pode receber diferentes perfis de pacientes, como os particulares ou por convênios, de clínica geral ou para procedimentos mais complexos.
É preciso entender qual é o seu ticket médio, ou valor médio pago pelos honorários odontológicos, em cada tipo de atendimento. Dessa forma, fica mais fácil identificar quais consultas ou procedimentos podem ser priorizados, organizando-os de acordo com a sua agenda e finanças.
Entenda a capacidade do consultório
Muitas vezes, pode parecer que o seu consultório odontológico apresente um potencial de atendimento bem superior ao número atual.
É essencial conhecer a capacidade instalada antes de tentar a implementação de melhorias ou mudanças, aproveitando melhor o seu negócio.
Crie uma reserva financeira
O papel do capital de giro para a manutenção da capacidade de pagamento do seu consultório já foi abordado, lembra?
Mas preste atenção: além dele, o ideal consiste em manter um fundo de reserva, ou seja, certo montante voltado a imprevistos ou tempos mais difíceis, como no caso de um acidente ou qualquer outra situação em que o consultório precise ser fechado.
Essa reserva financeira é importante não apenas para o consultório, mas para as suas finanças pessoais. Além disso, pense na possibilidade de contratar um seguro para preservar o patrimônio individual em caso de doenças ou demais problemas.
Terceirize alguns serviços
Obviamente, isso depende bastante do tamanho do seu consultório. Entretanto, muitos dos serviços de manutenção, como limpeza, conserto de computadores ou reparos na infraestrutura, podem ser feitos por profissionais autônomos ou empresas terceirizadas.
Assim, além de pagar apenas quando necessário, dá para economizar com impostos e demais despesas trabalhistas. A contratação dos terceirizados fica a cargo da companhia e, no caso de profissionais autônomos, existe a hipótese de realizar pagamentos apenas quando o serviço for chamado.
Agora que você já viu como fazer um planejamento financeiro para dentistas, pode começar a implementar essas dicas no seu consultório. Lembre-se de que este é um trabalho de longo prazo e exige adaptação a cada cenário.
De qualquer maneira, a prática tem capacidade de fazer toda a diferença para o sucesso do seu negócio, otimizando recursos, cortando despesas desnecessárias e aumentando a lucratividade.
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